Máte plný diář a přestáváte to zvládat sami – logický další krok je najmout prvního zaměstnance. Jenže s prvním člověkem na výplatní pásce přichází i první administrativa, kterou jako OSVČ nebo malé s.r.o. řešíte poprvé. Tento článek shrnuje, co musíte na úřadech vyřídit, jaké smlouvy připadají v úvahu a na co se nejčastěji zapomíná.
Pokud jste ještě nezaložili samotnou firmu, podívejte se nejdřív na náš článek Jak založit úklidovou firmu (výběr právní formy) – volba mezi živností a s.r.o. totiž ovlivňuje i to, jak budete zaměstnance přihlašovat a jaké povinnosti z toho plynou.
Krok 1: Rozhodněte typ smlouvy
V úklidových firmách se nejčastěji používají tři typy pracovněprávních vztahů. Volba ovlivňuje odvody i administrativu.
| Typ smlouvy | Kdy se hodí | Limity 2024 | Odvody |
|---|---|---|---|
| DPP (dohoda o provedení práce) | Příležitostné úklidy, brigádníci | Max. 300 hodin/rok u jednoho zaměstnavatele | Do 10 500 Kč/měsíc bez odvodů, nad limit standardní pojistné |
| DPČ (dohoda o pracovní činnosti) | Pravidelný úklid na částečný úvazek | Max. poloviční týdenní pracovní doba | Nad 4 000 Kč/měsíc (2024) se odvádí sociální a zdravotní pojištění |
| HPP (hlavní pracovní poměr) | Stálí zaměstnanci, plný úvazek | Bez limitu hodin | Plné odvody sociálního a zdravotního pojištění |
Většina malých úklidových firem začíná s DPP nebo DPČ, protože administrativa je jednodušší a náklady nižší. Jakmile máte stabilní zakázky a potřebujete spolehlivý tým, přechod na HPP dává smysl kvůli stabilitě a nároku zaměstnance na dovolenou.
Krok 2: Registrace na Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ)
Jako zaměstnavatel se musíte přihlásit do 8 dnů od zaměstnání první osoby (mimo DPP do limitu, kde se odvody neplatí). Postup:
- Vyplníte formulář „Přihláška do registru zaměstnavatelů“ na příslušné okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ).
- Podání lze udělat elektronicky přes portál ČSSZ (e-Podání) nebo datovou schránkou.
- Každého zaměstnance následně hlásíte samostatně formulářem „Oznámení o nástupu do zaměstnání“.
- Měsíčně pak podáváte přehled o výši pojistného a odvádíte sociální pojištění za zaměstnance i firmu.
Krok 3: Registrace u zdravotní pojišťovny
Podobný postup platí i u zdravotního pojištění – zaměstnance musíte přihlásit u jeho zdravotní pojišťovny do 8 dnů od nástupu. Pokud máte zaměstnance u více pojišťoven (což se v úklidových týmech běžně stává), musíte se zaregistrovat jako plátce u každé z nich zvlášť.
- Formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ – používá se jak pro nástup, tak pro ukončení pracovního poměru.
- Měsíční přehled o platbách pojistného odevzdáváte spolu s platbou do 20. dne následujícího měsíce.
Krok 4: Úřad práce – kdy je registrace povinná
Přímá registrace zaměstnance na úřadu práce se u běžného pracovního poměru nevyžaduje. Úřad práce ale musíte kontaktovat v těchto situacích:
- Pokud zaměstnáváte cizince mimo EU/EHP – vyžaduje se pracovní povolení nebo zaměstnanecká karta a hlášení volného pracovního místa.
- Pokud chcete čerpat příspěvky na zaměstnávání (např. znevýhodněné skupiny, absolventy).
- Při hromadném propouštění, což u malé úklidové firmy typicky nehrozí.
Úklidové firmy často zaměstnávají pracovníky ze zemí mimo EU – v tom případě počítejte s administrativou u zaměstnanecké karty, která trvá řádově týdny až měsíce, takže je potřeba plánovat s předstihem.
Krok 5: Pracovní smlouva a interní dokumenty
Kromě registrací u institucí potřebujete i samotnou smluvní dokumentaci:
- Písemná pracovní smlouva (u HPP i DPČ) nebo dohoda (u DPP) – povinně obsahuje druh práce, místo výkonu, den nástupu.
- Mzdový výměr se stanovením hrubé mzdy nebo hodinové sazby.
- Vstupní lékařská prohlídka – u fyzicky náročné práce jako úklid doporučená, u některých provozů (např. úklid ve zdravotnictví) povinná.
- Školení BOZP a PO – zákonná povinnost pro každého zaměstnance bez ohledu na typ úvazku.
- Evidence pracovní doby – zvlášť důležitá, pokud máte zaměstnance rozjeté po více zakázkách a směnách.
Krok 6: Mzdová agenda – dělat sami, nebo přes externí účetní?
Mzdové účetnictví má přísné termíny (výplata, odvody, přehledy) a chyby se sankcionují úroky z prodlení. Pro první zaměstnance zvažte tyto varianty:
- Externí mzdová účetní – typicky 300–600 Kč za zaměstnance měsíčně, výhodné dokud nemáte vlastní administrativní kapacitu.
- Mzdový software – funguje dobře, pokud už máte zkušenosti s legislativou a jde vám jen o výpočty.
- Kombinace – účetní na mzdy a zákonné odvody, vy si držíte plánování směn a fakturaci zákazníkům odděleně.
Rozdíl mezi OSVČ a s.r.o. při najímání
Jako OSVČ se stáváte zaměstnavatelem stejným způsobem jako s.r.o. – registrace na ČSSZ a zdravotních pojišťovnách jsou identické. Rozdíl je v tom, že jako OSVČ současně platíte pojistné sami za sebe (jako podnikatel) a odděleně vedete odvody za zaměstnance – tyto dvě agendy se nesmí míchat. U s.r.o. jednatel, pokud si vyplácí odměnu, je také „zaměstnancem“ z pohledu pojištění, což je potřeba ošetřit zvlášť.
Praktický checklist před prvním nástupem
- Vybraný typ smlouvy (DPP/DPČ/HPP) a podepsaný dokument
- Registrace zaměstnavatele na OSSZ
- Přihlášení zaměstnance na ČSSZ i zdravotní pojišťovně do 8 dnů
- Domluvené proškolení BOZP a PO
- Nastavený systém evidence docházky a směn
- Vyřešené zálohy na daň z příjmu ze závislé činnosti
Jakmile máte tým víc než jednu osobu, plánování směn v sešitě nebo tabulce přestává stačit. V CleanWhale jde nastavit rozpis směn podle zakázek, sledovat, kdo kde uklízí, automaticky posílat zákazníkům potvrzení a připomínky termínů a rovnou generovat faktury – bez ručního přepisování mezi systémy. Podívejte se na přehled funkcí nebo rovnou na ceník a plány a zjistěte, jestli se vám administrativa zjednoduší natolik, že vám zbyde čas i na nábor dalších lidí.