Коли клінінгова ФОП виростає з одного графіка "сам собі і клінер, і менеджер" до кількох замовлень на день, настає момент наймати першого працівника. Це критична точка: помилка з документами може коштувати штрафу від Держпраці або проблем із податковою. У цій статті — конкретний перелік паперів для ФОП в Україні, а також коротко про Польщу для тих, хто працює з польською діаспорою або планує релокацію бізнесу.
Спершу переконайтесь, що бізнес зареєстрований правильно
Найм працівника має сенс лише після того, як обрана форма бізнесу відповідає масштабу. Якщо ви ще не визначились між ФОП 2 чи 3 групи або форматом через Дію, розберіть це в базовій статті як зареєструвати клінінговий бізнес — там детально про групи єдиного податку та коди КВЕД для клінінгу.
Варіант 1: трудовий договір (найманий працівник)
Це класичний варіант для клінера, який працює регулярно, за графіком, з вашим обладнанням і хімією. Українське законодавство вважає такі відносини трудовими, навіть якщо ви оформили щось інше — податкова й Держпраця це перевіряють.
Що потрібно підготувати
- Заява працівника про прийняття на роботу
- Трудовий договір (у двох примірниках) або наказ про прийняття на роботу
- Копія паспорта та РНОКПП (ідентифікаційний код) працівника
- Повідомлення про прийняття працівника на роботу — подається до ДПС до початку роботи (це вимога №1, штраф за порушення — від 1 мінімальної зарплати за кожного працівника)
- Заповнена особова картка П-2 (необов'язкова за законом, але зручна для внутрішнього обліку)
Податки з зарплати клінера
За найманого працівника ФОП сплачує:
- ПДФО — 18% від нарахованої зарплати
- Військовий збір — 5%
- ЄСВ — 22% від зарплати (але не менше мінімального страхового внеску, зараз орієнтуйтеся на актуальний розмір мінімальної зарплати)
Тобто якщо клінеру нараховано 15 000 ₴, "чисто на руки" він отримає приблизно 11 550 ₴, а ФОП додатково заплатить ЄСВ понад цю суму. Це варто закладати в собівартість прибирання одразу, а не постфактум.
Варіант 2: цивільно-правовий договір (ЦПХ)
Підходить для разових або нерегулярних завдань — наприклад, клінер виходить на генеральне прибирання раз на два тижні без фіксованого графіка. ЦПХ простіший в оформленні, але має ризики: якщо клінер по факту працює щодня за вашим розкладом, податкова може перекваліфікувати договір у трудовий заднім числом з донарахуванням штрафів.
Документи для ЦПХ
- Сам договір про надання послуг (акт виконаних робіт після кожного етапу)
- Копія паспорта та РНОКПП виконавця
- Якщо виконавець сам ФОП — достатньо договору та акту, ЄСВ і ПДФО він сплачує сам
Порівняння: трудовий договір проти ЦПХ
| Критерій | Трудовий договір | ЦПХ |
|---|---|---|
| Графік роботи | Фіксований, за розкладом роботодавця | Виконавець сам планує час |
| Повідомлення ДПС | Обов'язкове до першого дня роботи | Не потрібне |
| Відпустка, лікарняні | Так, за КЗпП | Ні |
| Ризик перекваліфікації | Немає | Високий при регулярній роботі |
| Хто платить ЄСВ | Роботодавець (ФОП) | Залежить від статусу виконавця |
Дія та електронний кабінет ФОП
Повідомлення про прийняття на роботу можна подати онлайн через кабінет платника на порталі ДПС або через застосунок Дія в розділі кадрового обліку — це займає кілька хвилин і не вимагає походу до податкової. Тримайте скріншот підтвердження подачі: це ваш доказ у разі перевірки.
Якщо ви наймаєте в Польщі (для клінінгу, орієнтованого на діаспору)
Частина українських клінінгових підприємців працює або планує працювати в Польщі, обслуговуючи українську діаспору. Там логіка інша:
- Umowa o pracę — повний трудовий договір, роботодавець реєструє працівника в ZUS протягом 7 днів з дня початку роботи
- Umowa zlecenie — договір доручення, гнучкіший, але з 2023 року теж підлягає повному ZUS-внеску, якщо це основне джерело доходу виконавця
- Umowa o dzieło — договір на конкретний результат, підходить для разового генерального прибирання, але не для регулярних клінерів
Обов'язкові документи в Польщі: PIT-2 від працівника, форма ZUS ZUA для реєстрації, договір у двох мовних версіях, якщо працівник не володіє польською. Якщо ваш бізнес зареєстрований як українська ФОП, а працівники — в Польщі, обов'язково проконсультуйтесь з місцевим księgowa (бухгалтером), бо податкове резидентство тут визначає все.
Типові помилки на старті
- Домовитись "усно" і почати платити готівкою без жодного договору — найризикованіший сценарій
- Забути подати повідомлення про прийняття до ДПС до першого робочого дня
- Оформити постійного клінера через ЦПХ, щоб "заощадити на податках" — при перевірці це кваліфікується як ухилення
- Не закласти ЄСВ і податки в ціну послуги, через що прибирання виявляється збитковим після найму
Що робити після оформлення документів
Коли папери готові, наступний виклик — операційка: хто якому клієнту йде, хто підтверджує запис, хто виставляє рахунок. Ручне ведення графіка в Excel або чаті швидко ламається, коли з'являється другий і третій клінер.
CleanWhale бере на себе онлайн-бронювання клієнтів, автоматичний розподіл замовлень між клінерами, нагадування про візит і виставлення рахунків — тобто все, що інакше довелося б робити вручну після кожного найму. Подивіться функції сервісу або одразу порівняйте тарифи та плани, щоб зрозуміти, який варіант підійде під розмір вашої команди.