Der Sprung vom Ein-Personen-Betrieb zur Reinigungsfirma mit Personal ist rechtlich der größte Schritt nach der eigentlichen Gründung. Wer sein Gewerbe bereits angemeldet hat (dazu mehr im Grundlagenartikel Gebäudereinigung anmelden: die passende Rechtsform wählen), muss vor dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters noch mehrere Stellen informieren. Dieser Artikel listet den Papierkram konkret auf – zugeschnitten auf Unterhaltsreinigung und Gebäudereinigung in Deutschland.
Bevor der erste Mitarbeiter anfängt: Diese Voraussetzungen musst du erfüllen
Unabhängig davon, ob du als Einzelunternehmer, UG oder GmbH firmierst, brauchst du für die erste Einstellung immer:
- Eine gültige Gewerbeanmeldung (Gewerbeamt)
- Eine Steuernummer für dein Unternehmen (Finanzamt)
- Eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit
- Eine Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
Die Betriebsnummer beantragst du kostenlos online über das Betriebsnummern-Service-Portal der Bundesagentur für Arbeit. Sie ist Voraussetzung für die Sozialversicherungsmeldungen und dauert in der Regel wenige Werktage.
Berufsgenossenschaft: Pflichtmitgliedschaft für Reinigungsbetriebe
Jeder Betrieb mit Beschäftigten muss sich innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit bei seiner Berufsgenossenschaft anmelden – das ist die gesetzliche Unfallversicherung. Für Gebäudereiniger und Unterhaltsreinigungsfirmen ist meist die BG BAU zuständig, da das Gebäudereinigerhandwerk historisch der Bauwirtschaft zugeordnet ist. Die Anmeldung erfolgt formlos, die BG BAU schickt dir danach die Mitgliedsnummer sowie den jährlichen Lohnnachweis, den du melden musst.
Sozialversicherung und Lohnsteuer: die zentralen Meldewege
Sozialversicherungsmeldung
Für jeden sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter meldest du dich über das Verfahren sv.net oder deine Lohnsoftware bei der Krankenkasse des Mitarbeiters an – sie fungiert als Einzugsstelle für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Die Anmeldung muss spätestens mit der ersten Lohnabrechnung, oft schon am ersten Arbeitstag, erfolgen.
Lohnsteueranmeldung
Als Arbeitgeber führst du monatlich (oder je nach Betriebsgröße vierteljährlich) die Lohnsteuer für deine Mitarbeiter über ELSTER an das Finanzamt ab. Das ist unabhängig davon, ob du selbst umsatzsteuerlich Kleinunternehmer bist – die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft nur deine eigene Umsatzsteuer, nicht die Lohnsteuerpflicht als Arbeitgeber.
Minijob oder sozialversicherungspflichtige Beschäftigung?
Viele Reinigungsfirmen starten mit geringfügig Beschäftigten. Für Minijobs (aktuell bis 538 € monatlich) läuft die komplette Meldung über die Minijob-Zentrale statt über die Krankenkasse – inklusive Pauschalabgaben für Kranken-, Renten- und Umlageversicherung sowie Umlage U1/U2.
Checkliste: Wer macht was, bis wann
| Schritt | Zuständige Stelle | Frist |
|---|---|---|
| Betriebsnummer beantragen | Bundesagentur für Arbeit | Vor der ersten Einstellung |
| Anmeldung Berufsgenossenschaft | BG BAU (i.d.R.) | Innerhalb 1 Woche nach Beschäftigungsbeginn |
| SV-Meldung | Krankenkasse des Mitarbeiters | Spätestens mit erster Entgeltabrechnung |
| Minijob-Meldung | Minijob-Zentrale | Bei Beschäftigungsbeginn |
| Lohnsteueranmeldung | Finanzamt (ELSTER) | Laufend, monatlich/quartalsweise |
| Arbeitsvertrag & Nachweis | intern | Vor Arbeitsbeginn |
Arbeitsvertrag, Mindestlohn und Nachweisgesetz
Seit der Reform des Nachweisgesetzes musst du die wesentlichen Arbeitsbedingungen (Arbeitszeit, Vergütung, Kündigungsfristen, Einsatzort) spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich festhalten. In der Praxis empfiehlt sich ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag – nicht nur wegen der Rechtssicherheit, sondern auch weil Auftraggeber im B2B-Geschäft oft danach fragen.
Für die Gebäudereinigung gilt außerdem meist ein tariflicher Mindestlohn nach dem Mindestlohntarifvertrag des Gebäudereinigerhandwerks, der über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen kann und nach Lohngruppen (Innen- und Unterhaltsreinigung vs. Glas- und Fassadenreinigung) unterscheidet. Prüfe die aktuelle Lohngruppe, bevor du Stundenlöhne festlegst.
Handwerkskammer und Meisterpflicht: Was bei Personal zu beachten ist
Die Gebäudereinigung ist ein zulassungspflichtiges Handwerk (Anlage A) – für bestimmte Leistungen wie Fassaden- oder Bautenschutzarbeiten ist grundsätzlich ein Meisterbrief oder eine Ausübungsberechtigung nötig, und die Eintragung in die Handwerksrolle bei der Handwerkskammer ist Pflicht. Reine Unterhaltsreinigung (Büro-, Praxis-, Wohnungsreinigung) fällt in der Regel nicht darunter und kann als handwerksähnliches oder freies Gewerbe betrieben werden. Sobald du Mitarbeiter für meisterpflichtige Tätigkeiten einsetzt, muss entweder du selbst oder ein angestellter Betriebsleiter die entsprechende Qualifikation nachweisen. Details zur Einordnung deiner Tätigkeit findest du im Grundlagenartikel zur Rechtsform.
Besonderheiten je nach Rechtsform
- Einzelunternehmen: Du meldest dich selbst nicht sozialversicherungspflichtig, wohl aber deine Mitarbeiter. Die Haftung bleibt privat.
- UG/GmbH: Der Geschäftsführer kann selbst angestellt sein (bei Fremdgeschäftsführung sozialversicherungspflichtig, bei beherrschender Beteiligung meist nicht). Für Mitarbeiter gelten dieselben Meldepflichten wie beim Einzelunternehmen.
- Kleinunternehmerregelung: Bleibt von der Mitarbeiteranzahl unberührt – sie betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht Lohnsteuer oder Sozialversicherung.
Organisation: Papierkram ist nur die halbe Miete
Sobald Mitarbeiter im Einsatz sind, wird die operative Planung schnell unübersichtlich – wer ist wann bei welchem Kunden, wie wird abgerechnet, wer erinnert an wiederkehrende Termine. Mit den Funktionen von CleanWhale für Online-Buchung, Einsatzplanung, Rechnungsstellung und automatische Erinnerungen lässt sich das ab dem ersten Mitarbeiter zentral steuern, statt Excel-Listen und WhatsApp-Nachrichten zu jonglieren.
Fazit
Der Papierkram für den ersten Mitarbeiter ist überschaubar, wenn du die Reihenfolge kennst: Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Arbeitsvertrag. Kläre parallel, ob deine Tätigkeit meisterpflichtig ist, und richte deine Prozesse so ein, dass Wachstum nicht sofort zum Chaos führt.
Wenn du bereit bist, Einsätze, Rechnungen und Erinnerungen professionell zu organisieren, wirf einen Blick auf die Preise von CleanWhale und finde den passenden Plan für dein Team.