Контракт на прибирання бізнес-центру чи мережі магазинів — це стабільний дохід на місяці або роки вперед. Але щоб отримати такий контракт, недостатньо просто написати «ми прибираємо якісно». Замовники — від приватних компаній до державних установ — обирають виконавця за чіткими критеріями: ціна, документи, досвід, гарантії. Розповідаємо, як підготувати заявку, яка реально має шанс перемогти.
Де шукати тендери на клінінгові послуги в Україні
Джерела замовлень на прибирання комерційних об'єктів умовно діляться на два типи.
- Державні та комунальні закупівлі — усі публікуються на Prozorro. Школи, лікарні, адміністративні будівлі регулярно оголошують закупівлі на клінінгові послуги, часто на річний контракт.
- Приватний бізнес — бізнес-центри, торгові мережі, склади, автосалони. Тут тендерів у класичному розумінні менше, частіше — запит комерційних пропозицій (RFP) від 3–5 підрядників одночасно.
Для приватного сегмента варто моніторити сайти вакансій та закупівель (наприклад, розділи «тендери» на сайтах великих рітейлерів), а також напряму пропонувати послуги власникам бізнес-центрів — часто контракт вигравають ще до офіційного оголошення тендеру, просто через хороший перший контакт.
Які документи потрібні для участі
Мінімальний пакет, який запитує майже будь-який замовник:
- Виписка з реєстру ФОП або витяг з ЄДРПОУ для ТОВ;
- Довідка про відсутність заборгованості перед бюджетом (для Prozorro — обов'язково);
- Довідка про досвід — список об'єктів, які вже обслуговуєте, з контактами для перевірки;
- Комерційна пропозиція з розрахунком вартості;
- Іноді — договір страхування відповідальності або гарантійний лист.
Якщо ви ФОП другої-третьої групи, переконайтесь, що обраний КВЕД (81.21 — «Загальне прибирання будинків», 81.22 — «Інше прибирання будівель і промислових об'єктів») зазначений у виписці. Без цього деякі замовники, особливо бюджетні установи, відмовлять формально ще на етапі документів.
Як розрахувати ціну для тендерної заявки
Ціна — найчастіша причина програшу: або ви завищуєте і програєте конкуренту, або занижуєте і працюєте собі в збиток перші ж три місяці контракту. Базові принципи ціноутворення для прибирання ми детально розбирали в статті «Скільки брати за прибирання будинку: погодинно чи фіксована ціна» — для комерційних об'єктів логіка та сама, лише масштаб інший.
Для тендерної пропозиції зазвичай рахують так:
- Визначте площу об'єкта та норму виробітку (наприклад, 250–350 м² на годину для офісного простору, менше — для санвузлів і виробничих приміщень).
- Порахуйте кількість людино-годин на добу/тиждень з урахуванням графіка (щоденно, через день, лише пʼятниця).
- Додайте вартість витратних матеріалів (зазвичай 5–10% від суми контракту) та обладнання (поломийні машини, пилососи).
- Закладіть податки та адміністративні витрати ФОП — єдиний податок, ЄСВ, а для ТОВ ще й бухгалтерський супровід.
- Додайте маржу 15–25% — без неї контракт не має сенсу навіть при повній зайнятості персоналу.
| Формат оплати | Коли підходить | Ризики |
|---|---|---|
| Погодинна ставка | Разові виклики, непередбачувані обсяги | Замовнику важче планувати бюджет — рідко проходить у тендерах |
| Фіксована ціна за м²/місяць | Офіси, торгові площі, склади | Потрібно точно прорахувати норму виробітку заздалегідь |
| Фіксована сума за контракт (рік) | Держзакупівлі, великі бізнес-центри | Інфляція та зростання мінімальної зарплати з'їдають маржу без індексації в договорі |
Обов'язково передбачте в договорі пункт про перегляд ціни раз на 6–12 місяців — мінімальна зарплата в Україні індексується, а разом з нею ростуть і ваші витрати на персонал.
Як скласти комерційну пропозицію, що виграє
Замовники рідко обирають найдешевший варіант — особливо в приватному секторі, де важливіша репутація й надійність. У пропозиції варто показати:
- Чіткий план прибирання — що саме, як часто, скільки людей задіяно;
- Портфоліо об'єктів — навіть 3-4 реальні кейси з фото до/після переконують сильніше за загальні фрази;
- Прозору структуру ціни — розбийте суму на матеріали, працю, обладнання, щоб замовник бачив, за що платить;
- Гарантії якості — регламент реагування на скарги, план заміни персоналу, контроль якості.
Для середніх і великих контрактів дуже допомагає, коли у вас вже є налагоджена система обліку об'єктів, змін персоналу та рахунків — замовник бачить, що ви керуєте бізнесом системно, а не «на коліні». Функції на кшталт онлайн-розкладу, автоматичних нагадувань командам і історії виконаних завдань варто згадати прямо в комерційній пропозиції — це аргумент на вашу користь.
Типові помилки при поданні заявок
- Занижена ціна без урахування зростання мінімальної зарплати на другий-третій рік контракту;
- Відсутність довідки про несудимість персоналу — критично для об'єктів з обмеженим доступом (банки, лікарні);
- Ігнорування штрафних санкцій у проєкті договору — уважно читайте, які штрафи передбачені за пропуск зміни;
- Подання заявки в останній день без перевірки повного пакета документів — Prozorro відхиляє заявки з формальними помилками автоматично.
Що робити після перемоги в тендері
Отримати контракт — половина справи. Далі потрібно швидко розгорнути роботу: найняти або перерозподілити персонал, скласти графік змін, налаштувати виставлення рахунків замовнику (часто це щомісячні акти виконаних робіт з ПДВ або без — залежно від системи оподаткування). Якщо контракт передбачає кілька об'єктів з різними графіками, ручне ведення таблиць швидко стає вузьким місцем.
CleanWhale допомагає впорядкувати цю частину: онлайн-бронювання та розклад для кількох об'єктів одночасно, автоматичні нагадування командам про зміни, виставлення рахунків замовникам без ручного рахування годин. Це особливо корисно, коли ви переходите від приватних клієнтів до корпоративних контрактів і обсяг адміністративної роботи різко зростає. Подивіться тарифи та плани або перегляньте повний список функцій, щоб оцінити, чи підходить це під ваш формат бізнесу.