Kontrakty na sprzątanie biur, magazynów, klatek schodowych czy obiektów użyteczności publicznej to zupełnie inna liga niż jednorazowe sprzątanie mieszkań. Wyższe stawki miesięczne, dłuższe umowy, ale i większa konkurencja oraz formalności. Ten artykuł pokazuje krok po kroku, jak przygotować ofertę, która ma szansę wygrać przetarg lub zapytanie ofertowe od zarządcy nieruchomości.
Czym różni się kontrakt janitorski od sprzątania domów
Sprzątanie domów rozliczasz zwykle za godzinę lub za usługę (o metodach wyceny pisaliśmy szerzej w artykule ile brać za sprzątanie domu (stawka godzinowa vs ryczałtowa)). Kontrakty janitorskie rządzą się inną logiką:
- Rozliczenie najczęściej za metr kwadratowy powierzchni miesięcznie, rzadziej ryczałt miesięczny za cały obiekt.
- Umowy na 6–24 miesiące, czasem z opcją przedłużenia.
- Klient to firma, wspólnota mieszkaniowa, urząd lub zarządca nieruchomości – nie osoba prywatna.
- Częściej wymagane referencje, ubezpieczenie OC działalności i czasem wadium (w przetargach publicznych).
Gdzie szukać zleceń
Przetargi publiczne
Urzędy, szkoły, szpitale i spółki komunalne publikują zapytania na Platformie e-Zamówienia oraz w Biuletynach Informacji Publicznej (BIP) poszczególnych instytucji. Warto ustawić alerty na hasła typu „usługa sprzątania”, „utrzymanie czystości” w swoim województwie.
Zarządcy nieruchomości i wspólnoty
To najczęstsze źródło kontraktów dla małych i średnich firm. Zarządcy nieruchomości komercyjnych i wspólnoty mieszkaniowe ogłaszają zapytania ofertowe mailowo lub przez lokalne grupy branżowe. Dobra wizytówka Google Firma z opiniami i zdjęciami realizacji często decyduje o tym, czy w ogóle zostaniesz zaproszony do złożenia oferty.
Sieć kontaktów i polecenia
Wielu właścicieli biur wybiera firmę sprzątającą na podstawie polecenia od innego najemcy w budynku. Warto zostawiać wizytówki u administratorów budynków i utrzymywać kontakt po zakończonych projektach – nawet jednorazowych.
Jak przygotować konkurencyjną ofertę
- Zrób wizję lokalną. Zmierz realną powierzchnię do sprzątania, sprawdź rodzaj podłóg, liczbę toalet, okien, stan techniczny.
- Ustal zakres usług. Codzienne sprzątanie biura to co innego niż mycie okien raz na kwartał – wyceniaj je osobno.
- Policz koszt roboczogodzin. Ile osób i ile godzin potrzeba tygodniowo, żeby utrzymać standard klienta.
- Dodaj marżę i bufor na materiały. Środki czystości, worki, papier – w kontraktach B2B często trzeba je wliczyć w cenę.
- Przygotuj harmonogram i zakres w załączniku. Klient chce wiedzieć dokładnie, co i kiedy będzie robione – to buduje zaufanie bardziej niż niska cena.
Przykładowe stawki za m² w Polsce
Stawki mocno zależą od miasta, częstotliwości i standardu obiektu, ale poniższe widełki pomogą wstępnie oszacować budżet:
| Typ obiektu | Stawka miesięczna za m² | Częstotliwość |
|---|---|---|
| Biuro standardowe | 3–6 zł/m² | codziennie lub 3x w tygodniu |
| Powierzchnia magazynowa | 1,5–3 zł/m² | 1–2x w tygodniu |
| Klatki schodowe | 2–4 zł/m² | 1–2x w tygodniu |
| Placówki medyczne | 5–9 zł/m² | codziennie |
Do tego dolicz osobno mycie okien (zwykle 4–8 zł/m² okna, raz na kwartał) i sprzątanie po remoncie, jeśli klient tego wymaga.
Formalności, o które zapyta każdy poważny klient
Firmy i instytucje przed podpisaniem umowy sprawdzają, czy działasz legalnie i czy poradzisz sobie z fakturowaniem. Warto mieć gotowe:
- Zarejestrowaną działalność (JDG lub spółkę) – bez tego nie podpiszesz umowy B2B.
- Formę opodatkowania – wiele małych firm sprzątających rozlicza się na ryczałcie ewidencjonowanym (stawka 8,5% dla usług sprzątania), co upraszcza księgowość.
- Zgłoszenie do ZUS – składki własne przedsiębiorcy plus składki za zatrudnionych pracowników, jeśli ich zatrudniasz na umowę o pracę lub zlecenie.
- Kasę fiskalną – obowiązkowa, jeśli świadczysz usługi także dla osób prywatnych; w czysto B2B z fakturami zwykle nie jest wymagana, ale warto to zweryfikować z księgową.
- Polisę OC działalności – często warunek konieczny w przetargach i dużych kontraktach.
Skąd wziąć ekipę do większego kontraktu
Wygranie kontraktu na 2000 m² biura oznacza, że potrzebujesz kilku dodatkowych osób szybko. Sprawdzone kanały rekrutacji w Polsce to:
- Pracuj.pl – dobrze sprawdza się przy poszukiwaniu osób na stałe etaty lub umowy zlecenie z regularnym grafikiem.
- OLX – szybszy, tańszy sposób na znalezienie osób do pracy dorywczej lub na start, zwłaszcza w mniejszych miastach.
- Polecenia od obecnych pracowników – w branży sprzątającej to często najskuteczniejszy i najtańszy kanał.
Zanim złożysz ofertę na duży kontrakt, upewnij się, że masz realny plan zatrudnienia – klienci coraz częściej pytają o to na etapie negocjacji.
Najczęstsze błędy przy składaniu ofert
- Zaniżanie stawki, żeby wygrać przetarg, bez uwzględnienia kosztów pracy i materiałów – kończy się stratą lub spadkiem jakości.
- Brak jasnego harmonogramu w ofercie – klient nie wie, co dokładnie kupuje.
- Ignorowanie kosztów dojazdu i logistyki przy obiektach rozproszonych (np. kilka klatek schodowych w różnych lokalizacjach).
- Brak systemu do zarządzania grafikami i fakturami – przy kilku kontraktach jednocześnie ręczne planowanie szybko zaczyna generować błędy i opóźnienia w płatnościach.
Jak CleanWhale ułatwia obsługę kontraktów janitorskich
Kiedy masz na głowie kilka obiektów, kilkunastu pracowników i cykliczne faktury dla różnych klientów, arkusz kalkulacyjny szybko przestaje wystarczać. CleanWhale pozwala zaplanować harmonogramy sprzątania dla wielu obiektów naraz, wystawiać faktury automatycznie po zrealizowanej usłudze i wysyłać przypomnienia o terminach zarówno do klientów, jak i do ekipy. Sprawdź cennik i plany CleanWhale, żeby zobaczyć, który pakiet pasuje do skali Twoich kontraktów.