Ausschreibungen für Gebäudereinigung gewinnen: So kalkulieren und bieten Sie richtig

Ausschreibungen für Gebäudereinigung sind für viele Reinigungsunternehmen der Weg zu planbaren, wiederkehrenden Umsätzen – Bürogebäude, Schulen, Arztpraxen oder Wohnanlagen vergeben ihre Unterhaltsreinigung oft für ein bis drei Jahre. Wer hier mitbietet, braucht aber mehr als einen niedrigen Stundensatz: Sie müssen rechtlich sauber aufgestellt sein, realistisch kalkulieren und ein Angebot schreiben, das Auftraggeber ernst nehmen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es ankommt.

Was unterscheidet eine Ausschreibung von einem normalen Angebot?

Bei privaten Kunden reicht oft ein kurzes Angebot per E-Mail. Bei Ausschreibungen – ob von Wohnungsgesellschaften, Facility-Management-Firmen oder öffentlichen Auftraggebern – gelten formalere Regeln:

• Es gibt ein Leistungsverzeichnis (LV) mit genau definierten Flächen, Reinigungsintervallen und Qualitätsstandards.
• Angebote müssen bis zu einer festen Frist in vorgegebener Form eingereicht werden.
• Öffentliche Ausschreibungen ab bestimmten Schwellenwerten laufen über Vergabeplattformen (z. B. bund.de, Vergabemarktplätze der Bundesländer) und unterliegen dem Vergaberecht (VOL/A bzw. UVgO).
• Referenzen, Nachweise über Versicherung und manchmal Eintragung in die Handwerksrolle werden verlangt.

Private Auftraggeber (Hausverwaltungen, Firmen) sind formfreier, erwarten aber trotzdem ein strukturiertes, nachvollziehbares Angebot.

Rechtliche und steuerliche Grundlagen, bevor Sie bieten

Bevor Sie überhaupt ein Angebot abgeben, sollte Ihr Unternehmen formal startklar sein – Auftraggeber prüfen das oft nach.

Gewerbeanmeldung

Unterhaltsreinigung ist gewerbliche Tätigkeit und muss beim Gewerbeamt Ihrer Stadt oder Gemeinde angemeldet werden. Die Anmeldung kostet je nach Kommune meist zwischen 20 € und 65 €. Das Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, Handwerkskammer bzw. IHK und Berufsgenossenschaft.

Meisterpflicht-Nuancen im Gebäudereinigerhandwerk

Das Gebäudereinigerhandwerk ist ein zulassungspflichtiges Handwerk (Anlage A der Handwerksordnung). Für das volle Berufsbild – etwa Fassadenreinigung, Stein- und Bautenschutz oder Sonderreinigungsverfahren – ist grundsätzlich ein Meisterbrief oder eine gleichwertige Qualifikation nötig, um in die Handwerksrolle eingetragen zu werden.

In der Praxis bieten aber viele Unternehmen ausschließlich einfache Unterhaltsreinigung an: Böden wischen, Staub saugen, Sanitärreinigung, Mülleimer leeren. Solche Tätigkeiten gelten oft als „unwesentlicher Nebenbetrieb" bzw. minderqualifizierte Tätigkeit und können ohne Meisterbrief als Gewerbe angemeldet werden. Die genaue Grenze ist nicht immer eindeutig – klären Sie das im Zweifel direkt mit Ihrer zuständigen Handwerkskammer, bevor Sie sich auf größere Ausschreibungen bewerben, da manche Auftraggeber einen Handwerksrolleneintrag als Nachweis fordern.

Kleinunternehmerregelung, GmbH oder UG?

Solange Ihr Jahresumsatz unter 22.000 € (im Vorjahr) und voraussichtlich unter 50.000 € (laufendes Jahr) liegt, können Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen und ohne Umsatzsteuer abrechnen. Für Ausschreibungen mit größeren Auftragsvolumina ist das meist keine realistische Option mehr – gewerbliche Auftraggeber erwarten ohnehin Netto-Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Mit wachsendem Umsatz und mehreren Objekten lohnt sich oft der Wechsel zu einer haftungsbeschränkten Rechtsform:

• UG (haftungsbeschränkt): Gründung schon ab 1 € Stammkapital möglich, geringere Notarkosten – guter Einstieg für kleinere Reinigungsfirmen.
• GmbH: 25.000 € Stammkapital, höhere Seriosität bei größeren Ausschreibungen und Objektbetreibern, oft Voraussetzung für Rahmenverträge mit Konzernen oder öffentlichen Auftraggebern.

Kalkulation: die Basis jedes Angebots

Der häufigste Fehler bei Ausschreibungen ist, den Preis zu schätzen statt zu rechnen. Grundlage sollte immer eine saubere Kalkulation aus Fläche, Reinigungsleistung pro Stunde und Ihrem Zielstundensatz sein. Wie Sie Ihren Stundensatz oder Pauschalpreis grundsätzlich ermitteln, erklären wir ausführlich im Artikel Was Sie für Reinigung berechnen sollten (Stundenlohn vs. Pauschale). Für Gebäudereinigungsausschreibungen gilt derselbe Grundgedanke, nur meist auf Quadratmeter statt auf Einzelaufträge bezogen.

Beispielkalkulation für ein Bürogebäude

Erst wenn diese Basis steht, entscheiden Sie über Rabatte, Vertragslaufzeit oder Zusatzleistungen. Wer direkt einen runden Pauschalpreis nennt, ohne die Fläche durchgerechnet zu haben, verschenkt entweder Marge oder kalkuliert sich in die roten Zahlen.

Ein überzeugendes Angebot aufbauen

Ein gutes Angebot für Gebäudereinigung enthält typischerweise:

1. Kurze Vorstellung des Unternehmens inkl. Referenzobjekte
2. Leistungsbeschreibung je Bereich (Büro, Sanitär, Gemeinschaftsflächen, Glas)
3. Reinigungsintervalle und -zeiten, abgestimmt auf den Betrieb des Kunden
4. Preis transparent aufgeschlüsselt: Grundreinigung, laufende Unterhaltsreinigung, optionale Zusatzleistungen (Fensterreinigung, Grundreinigung Teppich)
5. Nachweise: Haftpflichtversicherung, ggf. Handwerksrolleneintrag, Zertifizierungen (z. B. Qualitätsmanagement)
6. Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen

Bei öffentlichen Ausschreibungen müssen Sie zusätzlich alle geforderten Formblätter, Eigenerklärungen (z. B. zu Mindestlohn, Tariftreue) und Nachweise fristgerecht einreichen – unvollständige Angebote werden formal ausgeschlossen, unabhängig vom Preis.

Häufige Fehler bei der Angebotsabgabe

• Den Stundensatz nach der Konkurrenz statt nach den eigenen Kosten festlegen
• Anfahrtszeiten und Nebenzeiten (Material holen, Übergabe) nicht einkalkulieren
• Lohnerhöhungen und Tarifsteigerungen bei mehrjährigen Verträgen nicht berücksichtigen
• Zu niedrige Reinigungsleistung pro Stunde ansetzen, um den Preis zu drücken – das rächt sich in der Umsetzung
• Keine klare Regelung für Zusatzleistungen außerhalb des Grundvertrags

Nach dem Zuschlag: Organisation entscheidet über die Marge

Ein gewonnener Auftrag ist nur die halbe Miete. Bei mehreren Objekten mit unterschiedlichen Intervallen, Reinigungskräften und Rechnungsstellungen wird Excel schnell unübersichtlich. Genau hier setzt CleanWhale an: Online-Terminbuchung, automatische Einsatzplanung, digitale Rechnungsstellung und Erinnerungen für Kunden und Team – alles an einem Ort, statt in Zetteln und WhatsApp-Nachrichten. Werfen Sie einen Blick auf die Funktionen, um zu sehen, wie sich wiederkehrende Reinigungsverträge damit einfacher verwalten lassen.

Wenn Sie regelmäßig auf Ausschreibungen bieten und mehrere Objekte parallel betreuen wollen, lohnt sich ein Blick auf die Preise und Pläne von CleanWhale – ehrlich kalkuliert, ohne versteckte Kosten, damit die Software nicht selbst zum Kalkulationsrisiko wird.