Wycena sprzątania z głową: jak liczyć marżę i koszt zlecenia, żeby nie dopłacać do interesu

Większość właścicieli firm sprzątających ustala ceny, patrząc na konkurencję albo licząc "z głowy" - tyle za mieszkanie, tyle za biuro. Problem w tym, że taka stawka rzadko uwzględnia wszystkie koszty, a jeszcze rzadziej realną marżę. Efekt: firma ma dużo zleceń, obrót rośnie, a na koncie i tak zostaje mało albo nic. Ten artykuł pokazuje, jak liczyć koszt zlecenia i cenę tak, żeby praca faktycznie się opłacała.

To rozwinięcie tematów z podstaw finansowych dla firm usługowych - tutaj skupiamy się wyłącznie na wycenie i kalkulacji zleceń sprzątających.

Dlaczego stawka "z rynku" cię rujnuje

Jeśli konkurencja bierze 25 zł za m² albo 45 zł za godzinę, to nie znaczy, że ta stawka pokrywa jej koszty - może po prostu też nie liczy marży i traci pieniądze, tylko jeszcze o tym nie wie. Kopiowanie cen konkurencji bez znajomości własnych kosztów to najczęstszy błąd w tej branży.

Druga pułapka: liczenie tylko wynagrodzenia osoby sprzątającej i "narzutu". Pomijane są wtedy koszty, które nie widać na pierwszy rzut oka - dojazd, środki czystości, czas na wycenę u klienta, sezonowe przestoje, czy w końcu ZUS i podatek właściciela.

Co naprawdę kosztuje jedno zlecenie

Żeby wycenić zlecenie z sensem, trzeba rozbić koszty na dwie grupy: bezpośrednie (przypisane do konkretnego zlecenia) i pośrednie (koszty utrzymania firmy, rozłożone na wszystkie zlecenia w miesiącu).

Koszty bezpośrednie

• Praca osoby sprzątającej - stawka godzinowa lub część etatu przypadająca na zlecenie
• Środki czystości i materiały zużyte przy tym konkretnym zleceniu
• Dojazd - paliwo, czas kierowcy, amortyzacja auta
• Zużycie sprzętu (odkurzacz, mopy parowe) - część amortyzacji

Koszty pośrednie (rozłożone na wszystkie zlecenia)

• ZUS i podatek właściciela (przy JDG)
• Księgowość, kasa fiskalna, oprogramowanie do rezerwacji i fakturowania
• Marketing - wizytówka Google, ewentualne kampanie, rekrutacja na Pracuj.pl czy OLX
• Ubezpieczenie OC działalności
• Czas na wyceny, telefony, obsługę klienta, który nie jest bezpośrednio "produktywny"

Koszty pośrednie dzielisz przez liczbę zleceń w miesiącu i doliczasz do każdego zlecenia jako "narzut administracyjny". Jeśli tego nie robisz, w praktyce finansujesz firmę z własnej kieszeni.

Jak policzyć marżę i cenę minimalną

Podstawowy wzór wygląda tak:

Cena = (koszty bezpośrednie + koszty pośrednie na zlecenie) / (1 - docelowa marża)

Jeśli chcesz mieć 25% marży, a koszt zlecenia wynosi 120 zł, to cena minimalna to 120 / 0,75 = 160 zł. Jeśli sprzedasz to zlecenie za 130 zł, myśląc że "to i tak zysk", w rzeczywistości pracujesz niemal na zero.

Przykład: sprzątanie mieszkania 60 m²

Jeśli w tej okolicy konkurencja bierze 150 zł, masz dwie opcje: albo obniżyć koszty (np. skrócić czas realizacji dzięki lepszej organizacji), albo zaakceptować niższą marżę na wybranych zleceniach, ale wiedząc dokładnie, ile na tym tracisz.

Ryczałt, ZUS i kasa fiskalna - jak to wpływa na cenę

Przy JDG rozliczającej się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stawka dla usług sprzątania to zwykle 8,5% od przychodu. To ważne, bo ryczałt płacisz od przychodu, nie od zysku - nawet jeśli zlecenie było mało opłacalne, podatek i tak trzeba zapłacić od pełnej kwoty faktury.

Do tego dochodzi ZUS - w pierwszych 24 miesiącach działalności możesz korzystać z preferencyjnych składek, po tym okresie płacisz pełny ZUS, niezależnie od tego, ile zarobiłeś w danym miesiącu. To koszt stały, który trzeba rozłożyć na wszystkie zlecenia - stąd narzut administracyjny w kalkulacji powyżej.

Jeśli sprzedajesz usługi klientom indywidualnym i przekraczasz limit obrotu zwalniający z kasy fiskalnej (albo świadczysz usługi, które nie korzystają ze zwolnienia), musisz doliczyć koszt kasy fiskalnej i czas na obsługę paragonów - to też realny koszt pośredni, często pomijany w wycenie.

Najczęstsze błędy przy wycenie zleceń

• Liczenie tylko robocizny - pomijanie dojazdu, materiałów i czasu na wycenę
• Brak rozróżnienia zleceń - to samo mieszkanie po remoncie i standardowe sprzątanie cykliczne to zupełnie inny koszt pracy, a często ta sama cena
• Rabaty bez przeliczenia marży - "10% taniej dla stałego klienta" brzmi miło, ale trzeba sprawdzić, czy po rabacie zlecenie w ogóle się opłaca
• Ignorowanie kosztów rekrutacji - ogłoszenia na Pracuj.pl czy OLX, czas na rozmowy kwalifikacyjne i wdrożenie nowej osoby to realny koszt, który powinien być rozłożony na zlecenia realizowane przez zespół
• Brak aktualizacji cen - ceny środków czystości, paliwa i wynagrodzeń rosną, a cennik firmy zostaje ten sam od dwóch lat

Jak to policzyć bez arkusza kalkulacyjnego pełnego błędów

Ręczne liczenie kosztów każdego zlecenia w Excelu szybko się rozjeżdża - zwłaszcza gdy masz kilka osób w zespole i różne typy zleceń. W CleanWhale możesz ustawić cenniki dla różnych typów usług, śledzić czas realizacji zleceń i mieć w jednym miejscu dane, które są podstawą realnej kalkulacji kosztów - zamiast zgadywać, ile faktycznie kosztuje jedno sprzątanie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce - sprawdź funkcje CleanWhale albo zobacz plany i cennik i wybierz wersję dopasowaną do wielkości Twojej firmy.

Podsumowanie

Cena, która "wygląda dobrze" na tle konkurencji, nic nie znaczy, jeśli nie pokrywa realnych kosztów zlecenia i nie zostawia marży po odliczeniu ZUS-u i podatku. Policz raz porządnie koszt typowego zlecenia - z dojazdem, materiałami i narzutem administracyjnym - i traktuj to jako punkt wyjścia do każdej wyceny, a nie jednorazowe ćwiczenie.

CleanWhale to system do rezerwacji online, planowania grafików, fakturowania i przypomnień dla klientów - stworzony po to, żeby dane potrzebne do wyceny zleceń miał pod ręką, a nie w głowie właściciela. Sprawdź cennik i zobacz, czy pasuje do Twojej firmy.