Більшість клінінгових ФОП в Україні працюють на спрощеній системі й ніколи не стикаються з ПДВ. Але щойно бізнес починає рости, працювати з великими офісами чи виходити за межі однієї групи єдиного податку, питання ПДВ стає реальним. Розберемось, коли реєстрація обов'язкова, коли вигідна добровільно, і що це означає для щоденної роботи клінінгової компанії.
Коли клінінговий бізнес взагалі стикається з ПДВ
Якщо ви тільки обираєте юридичну форму для клінінгового бізнесу, спершу варто розібратися з базовими питаннями реєстрації — про це детально написано в статті Як зареєструвати клінінговий бізнес. ПДВ — це вже наступний рівень, який зазвичай актуальний для компаній із оборотом від кількох сотень тисяч гривень на місяць або тих, хто працює переважно з юрособами.
В Україні платниками ПДВ можуть бути і ФОП, і ТОВ — форма власності тут не має значення. Важливий податковий статус: єдиний податок чи загальна система, і обсяг доходу.
Обов'язкова реєстрація: поріг 1 млн гривень
Згідно з Податковим кодексом України (ст. 181), реєстрація платником ПДВ стає обов'язковою, якщо загальна сума оподатковуваних операцій за останні 12 календарних місяців перевищила 1 000 000 грн (без урахування самого ПДВ). Це стосується:
- ФОП на загальній системі оподаткування;
- ФОП, які втратили право перебувати на єдиному податку через перевищення ліміту доходу;
- ТОВ на загальній системі.
Заява на реєстрацію подається не пізніше 10 числа місяця, наступного за місяцем, у якому було перевищено поріг. Пропуск цього терміну — це штрафи та ризик, що податкова зареєструє вас примусово заднім числом.
А що з ФОП на єдиному податку?
Тут все залежить від групи:
- Група 1 і 2 — платниками ПДВ бути не можуть у принципі, незалежно від обороту. Якщо дохід перевищує ліміт групи, ФОП або переходить у групу 3, або втрачає спрощену систему.
- Група 3 — тут є вибір: ставка 5% без ПДВ, або 3% + ПДВ. Другий варіант обирають рідко, здебільшого ті, хто працює з великими клієнтами-платниками ПДВ і хоче виставляти їм податкові накладні.
- Якщо дохід ФОП групи 3 перевищує ліміт (у 2024–2025 роках це орієнтовно 7,84 млн грн на рік, сума щороку індексується), він втрачає спрощену систему і автоматично потрапляє під загальні правила — включно з обов'язком реєстрації платником ПДВ після перевищення 1 млн грн обороту.
Коли варто зареєструватися добровільно
Добровільна реєстрація має сенс, якщо клінінгова компанія:
- працює переважно з юрособами (офіси, бізнес-центри, мережі магазинів), яким потрібні податкові накладні для власного податкового кредиту;
- купує багато витратних матеріалів, хімії та обладнання і хоче відшкодовувати вхідний ПДВ;
- планує масштабуватися до рівня, де обов'язкова реєстрація неминуча — і краще підготуватися заздалегідь, ніж реєструватися в аврал.
Мінус — додаткова звітність і адміністративне навантаження, тому рішення варто приймати разом із бухгалтером, оцінивши реальну структуру клієнтів.
Ставка ПДВ для клінінгових послуг
Для послуг прибирання не передбачено пільгової чи нульової ставки — застосовується стандартна ставка 20%. Це означає, що після реєстрації платником ПДВ ціна для клієнта або зростає на 20%, або компанія закладає ПДВ у наявну ціну, зменшуючи власну маржу.
| Форма/статус | Ліміт доходу (орієнтовно) | Ставка податку | ПДВ |
|---|---|---|---|
| ФОП, група 1 | ~1,3 млн грн/рік | фіксована, невелика | Не платник |
| ФОП, група 2 | ~6,5 млн грн/рік | фіксована | Не платник |
| ФОП, група 3 | ~7,84 млн грн/рік | 5% або 3%+ПДВ | За вибором |
| ФОП/ТОВ, загальна система | без ліміту | 18% від прибутку (ФОП) / 18% податок на прибуток (ТОВ) | Обов'язково при обороті >1 млн грн |
Що змінюється після реєстрації платником ПДВ
- З'являється обов'язок складати податкові накладні на кожну операцію та реєструвати їх у Єдиному реєстрі;
- Звітність подається щомісяця (декларація з ПДВ) через кабінет платника податків або Дія;
- Потрібен окремий облік вхідного та вихідного ПДВ — вручну це важко, більшість компаній підключають бухгалтера або сервіс електронного документообігу;
- Ціни для клієнтів-фізосіб фактично зростають, тому що приватні клієнти не відшкодовують ПДВ і сприймають його як просто вищу ціну.
Як зрозуміти, що вам час думати про ПДВ
- Порахуйте сукупний дохід компанії за останні 12 місяців — якщо наближається до 1 млн грн, почніть консультуватися з бухгалтером заздалегідь.
- Оцініть структуру клієнтів — якщо більшість це юрособи, які просять податкові накладні, добровільна реєстрація може відкрити нові контракти.
- Перевірте, чи не наближається дохід до ліміту вашої групи єдиного податку — перехід на загальну систему часто відбувається несподівано.
Порядок в обліку — половина справи
Незалежно від того, чи ви платник ПДВ, чи ні, точний облік замовлень, сум оплат і виставлених рахунків — це основа, без якої бухгалтеру нема з чим працювати. CleanWhale дозволяє вести онлайн-бронювання клієнтів, автоматично формувати графік бригад, виставляти рахунки та надсилати нагадування про оплату — все в одному місці, щоб цифри для звітності завжди були під рукою. Подивіться, які можливості є в сервісі на сторінці функцій, або одразу порівняйте тарифи та плани, щоб обрати варіант під розмір вашої команди.