Wer ein Reinigungsunternehmen aufbaut, steht früh vor einer Grundsatzfrage: Reinigungskräfte fest anstellen oder mit Subunternehmern bzw. Solo-Selbstständigen zusammenarbeiten? Beide Modelle sind in der Gebäudereinigung und Unterhaltsreinigung verbreitet, unterscheiden sich aber stark bei Kosten, Flexibilität und rechtlichem Risiko. Wer hier falsch entscheidet, riskiert Nachzahlungen an die Deutsche Rentenversicherung, Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen wegen Scheinselbstständigkeit.
Einen allgemeinen Fahrplan zur Personalsuche findest du im Guide „How to hire cleaners". Dieser Artikel geht tiefer auf die Frage Anstellung vs. Subunternehmer ein.
Die drei gängigen Modelle im Überblick
| Modell | Typisch für | Wichtigste Pflichten |
|---|---|---|
| Festanstellung (Vollzeit/Teilzeit) | Stammpersonal, Objektleiter | Lohnsteuer, Sozialversicherung, Mindestlohn/Tarif, Urlaubsanspruch |
| Minijob (bis 538 €/Monat) | Aushilfen, punktuelle Unterhaltsreinigung | Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale, Meldepflicht |
| Subunternehmer / Solo-Selbstständige | Spitzenlast, Spezialreinigung, Springer | Eigenes Gewerbe, eigene Rechnung, echte unternehmerische Freiheit |
Festanstellung: klar, aber kostenintensiv
Bei einer Festanstellung übernimmst du als Arbeitgeber Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung) sowie Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Rechne mit Lohnnebenkosten von rund 20–25 % zusätzlich zum Bruttolohn. Dafür hast du volle Weisungsbefugnis: Du bestimmst Arbeitszeiten, Reinigungspläne, Ausstattung und Qualitätsstandards – das ist bei laufenden Unterhaltsreinigungsverträgen mit Kunden oft entscheidend, weil du Verlässlichkeit garantieren musst.
Für die Gebäudereinigung gilt zudem der Bundesrahmentarifvertrag, der Mindestlöhne je Lohngruppe festlegt (Lohngruppe 1 für Unterhaltsreinigung innen, höhere Gruppen für Glas- und Fassadenreinigung). Diese Tariflöhne sind allgemeinverbindlich und müssen auch ohne Gewerkschaftszugehörigkeit eingehalten werden.
Minijob als Einstieg
Für kurze Einsätze oder saisonale Spitzen ist ein Minijob (Verdienstgrenze aktuell 538 €/Monat) eine unkomplizierte Variante. Die Abgaben laufen pauschal über die Minijob-Zentrale, der bürokratische Aufwand bleibt überschaubar. Achtung: Auch Minijobber unterliegen der Weisungsgebundenheit und dem Mindestlohn – die Stundenzahl muss zur Verdienstgrenze passen.
Subunternehmer: flexibel, aber rechtlich heikel
Viele Reinigungsfirmen arbeiten mit Subunternehmern, um Auftragsspitzen abzudecken, ohne Personal dauerhaft zu binden. Der Subunternehmer stellt eine Rechnung, kümmert sich selbst um Steuern und Sozialversicherung, und du zahlst keine Lohnnebenkosten. Das klingt attraktiv – ist aber nur zulässig, wenn die Zusammenarbeit tatsächlich unternehmerisch ausgestaltet ist.
Scheinselbstständigkeit: das größte Risiko der Branche
Die Deutsche Rentenversicherung prüft bei Betriebsprüfungen gezielt, ob ein „Subunternehmer" in Wirklichkeit wie ein Arbeitnehmer behandelt wird. Typische Warnsignale für Scheinselbstständigkeit:
- Die Person arbeitet fast ausschließlich für dich (kein weiterer Auftraggeber)
- Du gibst feste Arbeitszeiten, Kleidung oder Reinigungsmittel vor
- Es gibt keine eigene Preisgestaltung, kein unternehmerisches Risiko, keine eigene Werbung
- Die Person nutzt deine Ausrüstung, dein Fahrzeug, deine Software zur Zeiterfassung wie ein Angestellter
Wird Scheinselbstständigkeit festgestellt, drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen rückwirkend bis zu vier Jahre (bei Vorsatz bis zu 30 Jahre), zuzüglich Säumniszuschlägen. Auftraggeber und vermeintlicher Subunternehmer haften gemeinsam. Wer Unsicherheit vermeiden will, kann ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen – das schafft Rechtssicherheit vor Vertragsbeginn.
Gewerbe, Steuern und Rechtsform: was Subunternehmer mitbringen müssen
Ein echter Subunternehmer muss ein Gewerbe angemeldet haben (Gewerbeamt der Gemeinde) und ist in der Regel auch bei der zuständigen Handwerkskammer als Mitglied gemeldet, sofern die Tätigkeit zum Gebäudereinigerhandwerk zählt. Prüfe vor Vertragsschluss:
- Gewerbeschein vorhanden
- Bei Kleinunternehmerregelung (§19 UStG, Umsatz unter 25.000 € im Vorjahr bzw. 100.000 € im laufenden Jahr) keine Umsatzsteuer auf der Rechnung – das ist zulässig und kein Warnsignal
- Bei größeren Subunternehmern oft GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) als Rechtsform, dann mit Umsatzsteuerausweis
- Betriebshaftpflichtversicherung des Subunternehmers
Meisterpflicht-Nuancen in der Gebäudereinigung
Das Gebäudereinigerhandwerk zählt zu den zulassungspflichtigen Handwerken (Anlage A der Handwerksordnung). Das betrifft vor allem anspruchsvollere Leistungen wie Fassaden-, Fenster- und Sonderreinigung sowie Schädlingsbekämpfung im Rahmen der Reinigung. Reine Unterhaltsreinigung (laufende Büro-, Praxis- oder Wohnraumreinigung) gilt dagegen meist als handwerksähnliches bzw. nicht meisterpflichtiges Gewerbe und kann ohne Meisterbrief angemeldet werden. Sobald ein Betrieb aber unter der Bezeichnung „Gebäudereiniger" auftritt oder die genannten Spezialleistungen anbietet, ist entweder ein Meisterbrief, eine Ausübungsberechtigung nach § 7b HwO (sechsjährige Berufserfahrung, davon vier in leitender Position) oder ein eingetragener Betriebsleiter mit Meistertitel erforderlich. Im Zweifel lohnt sich eine kurze Rückfrage bei der örtlichen Handwerkskammer, bevor du Aufträge annimmst oder Subunternehmer beauftragst, die entsprechende Leistungen erbringen.
Kostenvergleich in der Praxis
Ein einfaches Rechenbeispiel für eine Reinigungskraft mit 15 €/Stunde Bruttolohn: Als Festangestellte kostet dich diese Stunde inklusive Lohnnebenkosten real etwa 18–19 €. Als Subunternehmer-Rechnung liegt der Stundensatz meist zwischen 20 und 28 € (netto oder zzgl. USt, je nach Kleinunternehmerstatus), dafür entfällt der administrative Aufwand für Lohnabrechnung, Urlaub und Krankheitsvertretung komplett. Bei planbarem, dauerhaftem Volumen ist Festanstellung meist günstiger; bei schwankendem Bedarf gleicht sich das über die eingesparte Verwaltung oft aus.
Welches Modell passt zu deinem Betrieb?
- Feste Unterhaltsreinigungsverträge mit hohem Volumen: Festanstellung oder Minijob, damit du Qualität und Verfügbarkeit steuern kannst.
- Spitzenlasten, Krankheitsvertretung, Spezialaufträge: Subunternehmer, sofern die Kriterien echter Selbstständigkeit erfüllt sind.
- Wachstum über mehrere Städte: Häufig eine Mischung – Kernteam fest angestellt, regionale Subunternehmer für neue Standorte.
Unabhängig vom Modell brauchst du eine saubere Struktur für Einsatzplanung, Nachweise und Abrechnung – gerade weil Prüfer bei Subunternehmern genau auf Dokumentation achten. Mit CleanWhale planst du Einsätze, verwaltest Online-Buchungen, erstellst Rechnungen und verschickst automatische Erinnerungen an Kunden und Team, egal ob mit Festangestellten oder Subunternehmern. Wirf einen Blick auf die Preise oder informiere dich über alle Funktionen.