Než uklízečka nebo tým poprvé vstoupí do bytu či kanceláře, je dobré mít v ruce vyplněný vstupní formulář klienta. Ušetří to čas při telefonování, sníží riziko nedorozumění o rozsahu práce a dá vám podklady pro nacenění i pro pozdější smlouvu. V tomto článku najdete, jaké údaje formulář má obsahovat, jak ho udělat v souladu s GDPR a proč se vyplatí ho mít online, ne na papíře.
Proč vstupní formulář vůbec potřebujete
Úklidové firmy a OSVČ v Česku často fungují na doporučení a telefonickou domluvu. Problém je, že si po telefonu pamatujete jen část informací a klient si pamatuje jinou verzi domluvy než vy. Strukturovaný formulář to řeší – klient jednou vyplní vše podstatné a vy máte písemný podklad, na který se můžete odkázat, pokud dojde ke sporu o rozsah nebo cenu úklidu.
Formulář je také prvním krokem k profesionálně vypadající firmě. Klient, který dostane odkaz na online formulář místo zdlouhavého telefonátu, si vás spojí s firmou, která má procesy pod kontrolou – to platí i pro živnostníka uklízejícího sám.
Co by měl formulář obsahovat
Základní identifikace klienta
- Jméno a příjmení nebo název firmy
- Fakturační adresa (u firem IČO, případně DIČ, pokud je klient plátce DPH)
- Telefon a e-mail
- Adresa místa úklidu, pokud se liší od fakturační
Detaily o prostoru
- Typ prostoru – byt, dům, kancelář, provozovna
- Metráž a počet místností, koupelen, WC
- Patro, výtah, dostupnost parkování
- Domácí zvířata, alergie na chemii, požadavek na ekologické prostředky
Rozsah a frekvence úklidu
- Jednorázový úklid, pravidelný úklid (týdně, 14 dní, měsíčně) nebo úklid po rekonstrukci
- Konkrétní úkony – mytí oken, žehlení, úklid lednice, mytí nádobí
- Preferovaný den a čas
- Přítomnost klienta během úklidu – ano/ne, klíče nebo kód
Platební a smluvní údaje
- Způsob platby – převod, hotovost, platební brána
- Zda klient požaduje fakturu (u OSVČ neplátce DPH stačí doklad o zaplacení, u plátce DPH faktura s DPH)
- Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR)
- Odkaz nebo souhlas se všeobecnými obchodními podmínkami
Vzorová struktura formuláře
| Sekce | Pole | Poznámka |
|---|---|---|
| Kontakt | Jméno, telefon, e-mail | Povinné |
| Fakturace | Adresa, IČO/DIČ | Povinné u firem |
| Prostor | Metráž, typ, patro | Ovlivňuje cenu |
| Rozsah | Seznam úkonů | Volitelné zaškrtávací pole |
| Frekvence | Jednorázově / pravidelně | Určuje typ smlouvy |
| Platba | Metoda, faktura ano/ne | Napojení na účetnictví |
| Souhlasy | GDPR, OP | Právně nutné |
GDPR a osobní údaje
Formulář sbírá osobní údaje, takže potřebujete jasně uvedený účel zpracování (vyřízení objednávky, fakturace), dobu uchování a informaci o právech subjektu údajů. Stačí krátká věta s odkazem na vaše zásady ochrany osobních údajů a zaškrtávací pole se souhlasem. Pokud jste OSVČ a formulář posíláte e-mailem jako PDF, uveďte stejné informace v textu e-mailu nebo v příloze.
Papírový formulář vs. online formulář
Papírová verze funguje, ale data se špatně dohledávají a snadno se ztratí. Online formulář, který klient vyplní z odkazu nebo QR kódu, se rovnou uloží do vaší evidence zákazníků a můžete z něj rovnou vytvořit nabídku nebo naplánovat první úklid. To je přesně princip, na kterém stojí funkce rezervací a plánování v nástrojích CleanWhale pro úklidové firmy – formulář, kalendář a fakturace jsou propojené, takže údaje nepřepisujete ručně z papíru do systému.
Od formuláře ke smlouvě
Vstupní formulář je první krok, druhý je smlouva o úklidových službách, která popisuje rozsah, cenu, odpovědnost za škodu a výpovědní lhůtu. Pokud smlouvu ještě nemáte sestavenou, podívejte se na náš podrobný vzor smlouvy o úklidových službách, kde najdete i doporučené formulace pro OSVČ a s.r.o. v českém prostředí.
Časté chyby při tvorbě formuláře
- Příliš dlouhý formulář – klient ho nevyplní celý, stačí 10–15 polí
- Chybějící pole pro speciální požadavky (alergie, zvířata, přístup do domu)
- Žádný souhlas se zpracováním údajů
- Formulář jen na papíře bez zálohy dat
- Neuvedení, zda klient chce fakturu s DPH – řeší se pak zpětně a zdržuje účetnictví
Shrnutí
Dobrý vstupní formulář vám ušetří telefonáty, sníží počet nedorozumění a dá vám podklady pro rychlé nacenění i fakturaci. Kombinace formuláře, kalendáře a jednoduché fakturace v jednom nástroji navíc znamená, že údaje od klienta rovnou putují do rezervace, aniž byste je přepisovali.
Pokud si chcete vyzkoušet, jak online příjem klientů, plánování směn, fakturace a automatické připomínky fungují v praxi, podívejte se na ceník a plány CleanWhale a vyberte si variantu podle velikosti vaší úklidové firmy.