Klient si objedná upratovanie, práca sa spraví, a potom nastáva moment, ktorý rozhoduje o tom, ako rýchlo uvidíte peniaze na účte: spôsob platby. Na Slovensku máte v podstate tri možnosti - hotovosť, platobná karta a online platba - a každá má iné dôsledky pre účtovníctvo, DPH aj povinnosť používať eKasu. Tento článok vysvetľuje, ako si to nastaviť tak, aby ste neriskovali pokutu a zároveň klientom uľahčili platenie.
Prečo je spôsob platby viac než technická drobnosť
Pri upratovacích a iných servisných firmách sa platby často prijímajú priamo na mieste - upratovačka alebo tímvedúci si vypýta hotovosť alebo priloží kartu k terminálu. Práve táto forma platby (na mieste, „z ruky do ruky") podlieha na Slovensku zákonu o používaní elektronickej registračnej pokladnice, konkrétne systému eKasa. Ak platbu prijímate len bankovým prevodom na základe faktúry, pravidlá sú iné a jednoduchšie. Preto sa oplatí vopred vedieť, ktorý model chcete používať.
Hotovosť: rýchle, ale s povinnosťou eKasy
Hotovosť je stále bežná najmä pri jednorazových objednávkach cez inzertné portály alebo odporúčania. Výhodou je okamžitá platba bez čakania na prevod. Nevýhodou je administratíva a riziko - peniaze sa musia niekde odovzdať, niekto ich musí spočítať a hlavne, prijatie hotovosti za službu na mieste zakladá povinnosť vydať doklad z pokladnice eKasa.
- Ako živnostník alebo SZČO, ktorý prijíma hotovosť za upratovanie priamo u klienta, potrebujete online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu (VRP) cez aplikáciu Finančnej správy.
- VRP je vhodná pre nízky počet transakcií mesačne, keďže bloky sa zadávajú ručne cez mobil alebo tablet.
- Doklad z eKasy musíte vydať klientovi vždy, aj keď ide o sumu 10 €.
- Bankový prevod vopred na základe faktúry (napr. platba za mesačný paušál) touto povinnosťou dotknutý nie je - tam eKasu nepotrebujete.
Platba kartou: mobilný terminál ako bežná vec
Platba kartou priamo u klienta je dnes štandard vďaka mobilným platobným terminálom (napr. SumUp, PAX cez slovenské banky, alebo terminály od Tatra banky, VÚB či SLSP). Fungujú cez Bluetooth a mobilnú aplikáciu, takže tím na upratovaní nemusí nosiť hotovosť.
- Poplatok za transakciu sa zvyčajne pohybuje medzi 1 % - 1,9 % z platby, v závislosti od poskytovateľa a objemu transakcií.
- Aj platba kartou na mieste podlieha eKase rovnako ako hotovosť - ide o platbu „pri predaji", nie o bezhotovostný prevod vopred.
- Peniaze bývajú na účte do 1-3 pracovných dní, čo je rýchlejšie než čakanie na prevod od klienta, ktorý „zabudol" zaplatiť faktúru.
Online platby: prevod, platobný odkaz, QR kód
Online platba je najčistejšia možnosť z pohľadu administratívy - klient zaplatí vopred alebo po vystavení faktúry, peniaze prídu na účet a nemusíte riešiť eKasu. Bežné formy na Slovensku:
- Bankový prevod na základe faktúry s dobou splatnosti (zvyčajne 7-14 dní).
- QR platba (PAY by square) - klient odfotí QR kód vo faktúre alebo e-maile a prevod sa vyplní automaticky.
- Platobná brána (napr. GoPay, Stripe, Shoptet Pay, TrustPay) - vhodná, ak chcete, aby klient zaplatil kartou online ešte pred realizáciou zákazky.
- Platobný odkaz poslaný SMS-kou alebo e-mailom, ktorý klienta prevedie priamo k platbe kartou.
Nevýhodou online platieb je, že niektorí klienti platbu odložia alebo zabudnú, preto sa oplatí kombinovať ich s automatickými pripomienkami splatnosti.
Porovnanie spôsobov platby
| Spôsob platby | Rýchlosť pripísania | Povinnosť eKasa | Typické náklady |
|---|---|---|---|
| Hotovosť | okamžite | áno | 0 €, ale riziko straty/krádeže |
| Karta (mobilný terminál) | 1-3 dni | áno | ~1-1,9 % z platby |
| Bankový prevod / QR platba | rovnaký až 2 dni | nie | 0 € |
| Platobná brána online | okamžite - 1 deň | nie (platba vopred) | ~1-3 % z platby |
DPH a fakturácia bez ohľadu na spôsob platby
Spôsob platby nemení to, či ste platiteľom DPH. Ak ako živnostník alebo SZČO prekročíte obrat 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov (hranica sa od roku 2025 upravuje na 50 000 €), stávate sa platiteľom DPH bez ohľadu na to, či klienti platia v hotovosti, kartou alebo prevodom. Faktúra musí vždy obsahovať správne náležitosti - IČO, prípadne IČ DPH, dátum dodania služby, sumu a pri platiteľoch DPH aj sadzbu dane. Pri platbe v hotovosti alebo kartou navyše musíte vydať aj doklad z eKasy, ktorý faktúru dopĺňa, nenahrádza.
Ako si nastaviť platby prakticky
- Rozhodnite sa, ktoré spôsoby platby budete klientom ponúkať - odporúčame minimálne kartu (cez mobilný terminál) a bankový prevod, hotovosť ponechajte ako doplnkovú možnosť.
- Ak prijímate hotovosť alebo kartu na mieste, zaregistrujte si eKasu ešte pred prvou tržbou - pokuty za neevidovanie tržby začínajú v stovkách eur.
- Pri opakovaných zákazkách (týždenné, mesačné upratovanie) nastavte automatické faktúry a pripomienky splatnosti, aby ste sa nemuseli spoliehať na to, že si klient sám spomenie zaplatiť.
- Sledujte, ktorý spôsob platby klienti reálne používajú - ak väčšina platí kartou, investícia do lacnejšieho poskytovateľa terminálu sa rýchlo vráti.
Tieto kroky sú súčasťou širšieho nastavenia financií v servisnej firme - ak riešite aj cash flow, rezervy alebo výber účtovníka, pozrite si prehľad v článku Základy financií pre malé servisné firmy.
Čo s tým má spoločné plánovanie zákaziek
Väčšina firiem rieši platby oddelene od plánovania - objednávka príde cez telefón, faktúra sa robí ručne v Exceli a platba sa sleduje v hlave alebo v zošite. Pri viac ako pár zákazkách týždenne to začne skrípať a peniaze sa strácajú v omeškaných platbách.
CleanWhale spája online rezervácie, plánovanie tímov, fakturáciu a automatické pripomienky splatnosti na jednom mieste, takže presne viete, ktorá zákazka bola zaplatená a ktorá nie - bez ohľadu na to, či klient platil hotovosťou, kartou alebo prevodom. Pozrite si funkcie produktu alebo rovno cenník a plány a zistite, ktorý balík sedí na veľkosť vášho tímu.