Właściciele firm sprzątających najczęściej planują grafik „na oko” – i potem dziwią się, że ekipa kończy dzień o 20:00 zamiast o 16:00, albo że klient czeka na wolny termin dwa tygodnie, mimo że firma „ma przecież trzech pracowników”. Odpowiedź na pytanie „ile zleceń dziennie zrobi ekipa” to nie zgadywanie, tylko prosta matematyka, którą da się policzyć w kilka minut – i która bezpośrednio przekłada się na przychód, koszty ZUS i sensowność zatrudnienia kolejnej osoby.
Podstawowy wzór na wydajność ekipy
Wydajność dzienną liczymy tak:
Dostępne godziny pracy − czas na dojazdy i przerwy = czas produktywny
Czas produktywny ÷ średni czas realizacji jednego zlecenia = liczba zleceń dziennie
Brzmi prosto, ale diabeł tkwi w dwóch liczbach: ile godzin ekipa faktycznie sprząta (nie „jest w pracy”, tylko sprząta) oraz ile realnie trwa jedno zlecenie danego typu.
1. Dostępne godziny pracy
Standardowy dzień roboczy to 8 godzin, ale rzadko wszystkie 8 to czysta praca u klienta. Trzeba odjąć:
- dojazdy między zleceniami (w miastach powyżej 300 tys. mieszkańców to zwykle 20–40 minut na trasę),
- przerwę na posiłek (30 min),
- czas na uzupełnienie środków czystości, tankowanie/parking, rozmowy telefoniczne z klientami.
W praktyce z 8-godzinnego dnia zostaje 6–6,5 godziny czasu produktywnego. Jeśli planujesz grafik zakładając 8 godzin „czystego sprzątania”, ekipa będzie stale spóźniona.
2. Średni czas realizacji zlecenia
To druga zmienna, którą trzeba mierzyć, a nie zakładać. Czas różni się drastycznie w zależności od typu usługi:
| Typ zlecenia | Metraż | Czas (1 osoba) | Czas (2 osoby) |
|---|---|---|---|
| Sprzątanie regularne mieszkania | 50 m² | 2,5 h | 1,5 h |
| Sprzątanie regularne mieszkania | 80 m² | 3,5 h | 2 h |
| Sprzątanie generalne mieszkania | 60 m² | 5–6 h | 3–3,5 h |
| Mycie okien (mieszkanie) | 10 okien | 2 h | 1,2 h |
| Sprzątanie biura | 200 m² | 3 h | 1,8 h |
| Sprzątanie po remoncie | 60 m² | 7–8 h | 4,5–5 h |
Te liczby to punkt startowy – każda firma powinna zmierzyć własne czasy na kilkunastu realnych zleceniach i zapisać je jako standard. To jest właśnie materia, którą warto opisać w instrukcji operacyjnej firmy (SOP) – żeby każda ekipa liczyła czas realizacji tak samo, a Ty mogłeś planować grafik na twardych danych, a nie domysłach.
Przykład liczbowy: ekipa dwuosobowa, sprzątanie mieszkań
Załóżmy ekipę dwuosobową sprzątającą mieszkania 50–80 m² w Warszawie:
- Dostępny czas: 8 h − 1,5 h (dojazdy) − 0,5 h (przerwa) = 6 h produktywnych
- Średni czas zlecenia: 1,8 h (mix mniejszych i większych mieszkań)
- Liczba zleceń: 6 h ÷ 1,8 h ≈ 3,3 → realnie 3 zlecenia dziennie
Przy stawce 150 zł za sprzątanie mieszkania to 450 zł przychodu dziennie z jednej ekipy, czyli ok. 9 000 zł miesięcznie przy 20 dniach roboczych. Od tego trzeba odjąć koszt pracy (wynagrodzenie + składki ZUS, jeśli zatrudniasz na umowę, lub stawkę godzinową współpracownika na JDG), paliwo, środki czystości i podatek (przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych stawka dla usług sprzątania to zwykle 8,5% do limitu, powyżej – wyższa stawka zależna od klasyfikacji PKWiU – warto to ustalić z księgową przed wystawieniem pierwszej faktury).
Dlaczego ta matematyka ma znaczenie dla wyceny i rekrutacji
Znajomość realnej wydajności ekipy pozwala odpowiedzieć na trzy pytania, które co miesiąc zadaje sobie każdy właściciel firmy sprzątającej:
- Czy stać mnie na kolejnego pracownika? Jeśli obecna ekipa ma 3 sloty dziennie i wszystkie są zajęte przez 20 dni w miesiącu, to nowe zlecenia i tak trafią do kolejki – czas zatrudnić i dać ogłoszenie na Pracuj.pl albo OLX.
- Czy wycena pokrywa koszty? Jeśli zlecenie trwa 3,5 h, a wyceniłeś je jak 2-godzinne, tracisz pieniądze na każdym takim zleceniu.
- Ile zleceń mogę bezpiecznie obiecać klientowi w tym tygodniu? Znając liczbę dostępnych slotów, unikasz przeciążania grafiku i odwoływania wizyt w ostatniej chwili.
Częste błędy przy planowaniu wydajności
- Ignorowanie dojazdów. Firmy działające w dużych miastach często tracą 1,5–2 h dziennie tylko na przejazdy, jeśli zlecenia nie są pogrupowane geograficznie.
- Jeden uśredniony czas dla wszystkich zleceń. Sprzątanie po remoncie i regularne mycie mieszkania to zupełnie inne czasy – mieszanie ich w jednym wzorze psuje cały grafik.
- Brak buforu na reklamacje i poprawki. Zawsze warto zostawić 10–15% czasu w tygodniu na powtórki lub nagłe zmiany terminów.
- Planowanie na 100% dostępności. Ekipa pracująca bez żadnego luzu w grafiku szybko się wypala, a jedno spóźnienie klienta rozjeżdża cały dzień.
Jak liczyć wydajność krok po kroku
- Zmierz rzeczywisty czas realizacji minimum 10 zleceń każdego typu usługi.
- Policz średni czas dojazdu między zleceniami w Twoim mieście (Google Maps w godzinach szczytu).
- Odejmij przerwy i czas administracyjny od 8-godzinnego dnia.
- Podziel czas produktywny przez średni czas zlecenia – to Twoja realna liczba slotów dziennie.
- Zaktualizuj te liczby co kwartał – zmienia się ruch drogowy, skład ekipy, standardy sprzątania.
Te dane warto trzymać razem z resztą procedur firmowych – to naturalne rozszerzenie instrukcji operacyjnej i SOP-ów, którą powinna mieć każda rozwijająca się firma sprzątająca.
Automatyzacja grafiku zamiast liczenia w Excelu
Ręczne liczenie wydajności w Excelu sprawdza się przy jednej ekipie. Przy trzech, pięciu czy dziesięciu – szybko traci sens, bo zmienne (dojazdy, urlopy, różne typy zleceń) mnożą się w nieskończoność. System do zarządzania firmą sprzątającą sam pilnuje, ile slotów zostało wolnych, ile trwa dany typ zlecenia i kiedy warto zatrudnić kolejną osobę, zamiast zgadywać.
Podsumowanie
Wydajność ekipy to nie stała liczba, tylko wynik prostego równania: dostępny czas minus dojazdy i przerwy, podzielony przez czas realizacji zlecenia. Policzenie tego raz na start i aktualizowanie co kwartał pozwala wyceniać usługi realistycznie, planować rekrutację i unikać sytuacji, w której ekipa pracuje po godzinach za darmo.
CleanWhale pomaga to wszystko ogarnąć bez arkuszy kalkulacyjnych: system liczy dostępne sloty na podstawie realnego czasu realizacji zleceń, umożliwia klientom rezerwację online, automatycznie układa grafik ekip, wysyła przypomnienia o wizytach i wystawia faktury. Sprawdź cennik planów lub zobacz pełną listę funkcji na stronie funkcje produktu.