Majitelé úklidových firem si často kapacitu odhadují „od oka" – a pak se diví, že tým jezdí do 20 hodin nebo naopak sedí bez práce. Přitom kapacitu jde spočítat docela přesně. Stačí znát pár čísel: pracovní dobu, čas na jednotlivé typy zakázek, dojezdy a rezervu na nečekané věci.
Základní vzorec pro výpočet kapacity
Denní kapacita jednoho týmu se počítá takto:
Dostupný pracovní čas / (čas na zakázku + přejezd) = počet zakázek za den
Dostupný pracovní čas není totéž co délka směny. Od klasické 8hodinové směny je potřeba odečíst:
- přestávku na oběd (obvykle 30 minut, ze zákona povinná při směně nad 6 hodin)
- čas na přípravu vozu, doplnění chemie a pomůcek (10–15 minut ráno)
- administrativu – potvrzení dokončené zakázky, foto před/po, případné řešení reklamace
Reálně tak z 8hodinové směny zůstává obvykle 6,5–7 produktivních hodin, tedy 390–420 minut.
Kolik trvá typická zakázka
Doba úklidu se v Česku běžně odhaduje podle dispozice bytu nebo domu. Orientační časy pro jednu uklízečku:
| Typ zakázky | Čistý čas úklidu | Typický přejezd v Praze |
|---|---|---|
| Byt 1+kk / garsoniéra – pravidelný úklid | 60–90 min | 20–30 min |
| Byt 2+kk / 3+kk – pravidelný úklid | 120–150 min | 20–30 min |
| Rodinný dům – pravidelný úklid | 180–240 min | 25–35 min |
| Generální úklid bytu | 240–360 min | 25–35 min |
| Úklid po rekonstrukci | 300–480 min | 25–35 min |
| Kancelář (menší, do 100 m²) | 90–120 min | 15–25 min |
Mimo velká města (Praha, Brno) bývají přejezdy delší kvůli vzdálenostem mezi obcemi, ale méně komplikované kvůli parkování – tyto dva faktory se v praxi často vyrovnají.
Modelový příklad výpočtu
Uvažujme tým s dostupným pracovním časem 400 minut denně, který jezdí po Praze a dělá standardní pravidelné úklidy bytů 2+kk (120 minut úklid + 25 minut přejezd = 145 minut na zakázku).
400 / 145 = 2,75 → reálně 2 zakázky za den s rezervou, nebo 3 zakázky, pokud tým pracuje bez přestávky a přejezdy vyjdou kratší.
Pokud stejný tým dělá kratší úklidy 1+kk (90 minut celkem), vychází 400 / 90 = 4,4, tedy 4 zakázky denně. Vidíte, jak zásadně mix zakázek ovlivňuje kapacitu – proto se nevyplácí plánovat kapacitu jen podle „průměrné zakázky", ale podle skutečného rozvrhu dne.
Rezerva na nečekané situace
Do výpočtu je potřeba zahrnout i rezervu 10–15 %, protože v praxi se běžně stává:
- klient nestihne odemknout nebo je doma a chce si popovídat
- hledání parkování trvá déle, než se čekalo
- chybí voda nebo elektřina a úklid trvá déle
- je potřeba doplnit chemii nebo pomůcky mezi zakázkami
Firmy, které tuto rezervu nepočítají, mívají tým chronicky ve skluzu už od druhé zakázky v pořadí.
Jak kapacitu zvýšit, aniž byste přidávali lidi
1. Seskupujte zakázky podle lokality
Pokud tým jezdí ráno na Prahu 6 a odpoledne na Prahu 10, ztrácíte desítky minut denně zbytečně. Plánování tras podle čtvrtí umí ušetřit i jednu zakázku navíc za den.
2. Standardizujte postup úklidu
Tým, který má jasný checklist a ví přesně, v jakém pořadí uklízet, je rychlejší a konzistentnější než tým, který si postup vymýšlí na místě. Podrobný postup, jak si takový standard nastavit, najdete v provozní příručce s SOP pro úklidové firmy.
3. Rozlište typy zakázek už v ceníku
Pokud generální úklid a po rekonstrukci ceníte stejně jako pravidelný úklid, tým je fakticky přetěžovaný na zakázkách, které trvají 2–3× déle. Ceník by měl kapacitu reflektovat.
4. Sledujte skutečné časy, ne odhady
Po 4–6 týdnech provozu porovnejte plánovaný čas se skutečným. Většina firem zjistí, že určitý typ zakázky trvá systematicky déle, než počítali – a podle toho upraví rozvrh.
Kapacita a plánování příjmů
Znalost denní kapacity je základ pro odhad měsíčních tržeb i pro rozhodování, kdy najmout dalšího člověka nebo řešit registraci k DPH (limit pro OSVČ a firmy je 2 536 500 Kč obratu za 12 po sobě jdoucích měsíců). Pokud víte, že tým reálně zvládne 2–3 zakázky denně při průměrné ceně 900–1 400 Kč za úklid bytu, snadno si spočítáte, kolik týmů potřebujete na plánovaný obrat.
Kolik zakázek je reálně únosných dlouhodobě
I když matematika vyjde na 4 zakázky denně, dlouhodobě to bez chyb a bez vyhoření zaměstnanců obvykle nezvládne. V praxi se osvědčuje plánovat max. 85–90 % teoretické kapacity, aby zůstal prostor na kvalitu, drobné zpoždění nebo poslední minutu přidanou zakázku od stálého klienta.
Shrnutí
- Kapacita = dostupný čas / (čas úklidu + přejezd), počítejte s rezervou 10–15 %
- Různé typy zakázek mají zásadně odlišnou dobu trvání – plánujte podle mixu, ne podle průměru
- Seskupování podle lokality a standardizace postupu dokážou přidat 1 zakázku denně bez nových lidí
- Plánujte max. 85–90 % teoretické kapacity pro udržitelný provoz
Ruční plánování kapacity v sešitě nebo tabulce funguje do chvíle, než máte víc než jeden tým. CleanWhale spojuje online rezervace, plánování směn, fakturaci a automatické připomínky klientům do jednoho systému, takže vidíte vytížení týmů v reálném čase a neplánujete dvě zakázky na stejný čas. Podívejte se na ceny a plány nebo na přehled funkcí.