Grāmatvedība tīrīšanas uzņēmumā: pats vai algot grāmatvedi?

Lielākā daļa tīrīšanas pakalpojumu uzņēmēju Latvijā sāk vienā veidā — reģistrējas kā pašnodarbinātie, izraksta rēķinus Excel tabulā un iesniedz deklarācijas VID EDS sistēmā paši. Kādā brīdī jautājums mainās: vai turpināt taupīt laiku uz grāmatvedības rēķina, vai jau ir pienācis brīdis algot grāmatvedi. Šis raksts palīdzēs pieņemt lēmumu, balstoties uz reāliem skaitļiem, nevis pieņēmumiem.

Kad grāmatvedību var kārtot pats

Ja tikko sācis darbību kā pašnodarbinātais un apgrozījums ir neliels — piemēram, tīri savā spēkā apkalpo 5-10 klientus mēnesī — pašrocīga grāmatvedība ir pilnīgi reāla. Latvijā pašnodarbinātā uzskaite ir salīdzinoši vienkārša:

• Ieņēmumu un izdevumu žurnāls (var kārtot Excel vai VID EDS sistēmā tieši)
• Ceturkšņa vai gada ienākumu deklarācija VID EDS
• Iemaksas VSAOI, ja tās nemaksā darba devējs no citas darba vietas

Ja neesi PVN maksātājs (apgrozījums zem 50 000 € gadā) un nenodarbini darbiniekus, administratīvais slogs paliek pieļaujams — parasti 2-4 stundas mēnesī.

Pazīmes, ka DIY vēl darbojas

• Mazāk par 15 rēķiniem mēnesī
• Nav darbinieku vai ir tikai 1-2 uz uzņēmuma līguma
• Neesi PVN maksātājs
• Vēl neesi pārreģistrējies no pašnodarbinātā uz SIA

Kad DIY sāk radīt reālu risku

Situācija mainās, kad bizness aug. SIA dibināšana, PVN reģistrācija, darbinieku nodarbināšana vai vairāki maksājumu veidi (skaidra nauda, pārskaitījumi, kartes) katrs atsevišķi palielina kļūdu iespējamību un VID uzmanību.

• SIA grāmatvedība prasa divkāršo ieskaitu, bilanci, peļņas/zaudējumu aprēķinu un gada pārskatu Uzņēmumu reģistram — to bez grāmatvedības izglītības kārtot pareizi praktiski nav iespējams.
• PVN maksātāja statuss nozīmē ikmēneša PVN deklarācijas, priekšnodokļa atskaitīšanas nosacījumus un stingrākas prasības rēķinu formai.
• Darbinieki — algas nodoklis, VSAOI, darba līgumu reģistrācija VID, slimības lapas — kļūdas šeit var izraisīt soda naudas.
• Vairāki ieņēmumu avoti (piemēram, platformu maksājumi, tiešie klienti, korporatīvie līgumi) prasa sakārtotu uzskaiti, lai deklarācijas sakristu.

Cik maksā grāmatvedis Latvijā

Cenas atšķiras atkarībā no uzņēmuma formas, darījumu skaita un tā, vai grāmatvedis strādā uz līgumu vai ir algots darbinieks.

Ārpakalpojuma grāmatvedības birojs Latvijā parasti izmaksā lētāk nekā algots grāmatvedis pilnā slodzē, un mazam vai vidējam tīrīšanas uzņēmumam tas ir izdevīgākais risinājums pirmajos gados.

Pašnodarbinātais vs SIA: atšķirības grāmatvedības slogā

Daudzi tīrīšanas pakalpojumu sniedzēji izvēlas pašnodarbinātā statusu tieši vienkāršākas grāmatvedības dēļ, taču SIA sniedz priekšrocības — ierobežotu atbildību, iespēju piesaistīt korporatīvos klientus, kuriem nepieciešams PVN rēķins, un vieglāku mērogošanu ar darbiniekiem. Ja plāno paplašināties ārpus viena cilvēka biznesa, SIA agrāk vai vēlāk kļūst nepieciešama — un tad grāmatvedis pārstāj būt izvēle un kļūst par nepieciešamību.

Biežākās kļūdas, kārtojot grāmatvedību pašam

• Rēķinu numerācijas pārtraukumi vai dublēšanās — VID pārbaudē tas rada jautājumus
• Skaidras naudas darījumu nenofiksēšana laikus
• Novēlota PVN sliekšņa (50 000 €) pārsniegšanas pamanīšana
• Izdevumu čeku pazaudēšana — samazina atskaitāmo summu
• Neuzskaitīti atgādinājumi klientiem par kavētiem maksājumiem, kas sagroza reālo ieņēmumu ainu

Kā tehnoloģijas samazina grāmatvedības slogu neatkarīgi no izvēles

Neatkarīgi no tā, vai grāmatvedību kārto pats vai to dara profesionālis, lielākā daļa laika aiziet nevis pašai uzskaitei, bet gan datu savākšanai — kurš klients samaksāja, par ko izrakstīts rēķins, kurš maksājums kavējas. Ja rēķini, rezervācijas un maksājumu atgādinājumi jau ir sakārtoti vienā sistēmā, gan pats uzņēmējs, gan grāmatvedis ietaupa vairākas stundas mēnesī un pieļauj mazāk kļūdu deklarācijās.

Vairāk par pamatprincipiem, kā organizēt uzņēmuma finanses no paša sākuma, lasi rakstā Mazā biznesa finanšu pamati pakalpojumu uzņēmumiem.

Ko izvēlēties: praktisks kopsavilkums

CleanWhale ir godīgs rīks tiem, kas grib mazāk laika tērēt administrēšanai — tiešsaistes rezervācijas, komandas plānošana, automātiski rēķini un maksājumu atgādinājumi klientiem. Tas nekādā ziņā neaizvieto grāmatvedi, bet sakārto datus tā, lai gan tavs, gan grāmatveža darbs kļūtu vienkāršāks. Apskati cenu plānus vai iepazīsties ar visām funkcijām.