Když začínáte podnikat v úklidových službách na živnostenský list, dřív nebo později narazíte na otázku: povedu si daňovou evidenci nebo účetnictví sám, nebo si najmu účetní? Odpověď není univerzální – záleží na obratu, počtu zaměstnanců, tom, jestli jste plátci DPH, a hlavně na tom, kolik je vaš čas hodinově „drahý“ v terénu u zákazníků.
Co vlastně musí OSVČ v úklidových službách vést
Většina úklidových firem začíná jako OSVČ na živnostenský list (živnost volná – úklidové práce). Pokud nejste plátci DPH a nemáte s.r.o., stačí vám daňová evidence, ne plné podvojné účetnictví. To je administrativně jednodušší, ale i tak musíte hlídat:
- evidenci příjmů a výdajů (nebo výdajové paušály, pokud je uplatňujete),
- evidenci pohledávek a závazků,
- evidenci majetku (vysavače, čisticí stroje, auto),
- podklady pro přiznání k dani z příjmů a přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu,
- pokud se stanete plátcem DPH (obrat nad 2 miliony Kč za 12 měsíců), i evidenci pro DPH a měsíční/čtvrtletní přiznání.
S.r.o. musí vždy vést podvojné účetnictví – tam je varianta „udělám si to sám v Excelu“ prakticky nereálná bez odborných znalostí.
DIY účetnictví: kdy dává smysl
Vedení evidence svépomocí se vyplatí hlavně na začátku podnikání, kdy máte málo dokladů a jednoduchou strukturu příjmů – typicky jeden člověk uklízí u domácností a plateb je pár desítek měsíčně.
Výhody
- Ušetříte 3 000–8 000 Kč měsíčně, které by stála účetní firma.
- Máte okamžitý přehled o cash flow, nečekáte na měsíční výkaz od účetní.
- Naučíte se rozumět vlastním číslům – kolik vás stojí zakázka, jaká je marže po odečtení chemie, dopravy a času.
Nevýhody a rizika
- Chybovost roste s počtem dokladů – u 5 zakázek denně je reálné, že něco přehlédnete.
- Riziko sankcí od finančního úřadu při chybném přiznání nebo pozdním podání DPH.
- Čas strávený nad papírováním nemůžete strávit v terénu nebo akvizicí nových klientů.
- Změny v paušální dani, limitech pro DPH nebo sazbách se musíte sledovat sami.
Účetní: kdy se investice vrátí
Jakmile firma roste – najmete první zaměstnankyně na úklid, řešíte více smluv B2B (kanceláře, provozovny), nebo se blížíte hranici obratu pro DPH – DIY přístup začíná být rizikovější než úspora, kterou přináší.
| Situace | Doporučení |
|---|---|
| OSVČ, jeden člověk, výdajový paušál, obrat do cca 500 000 Kč/rok | DIY zvládnutelné, ideálně s jednoduchým nástrojem na fakturaci a evidenci |
| OSVČ s 1–3 zaměstnanci, mzdová agenda | Externí účetní na mzdy + evidenci, i kdyby zbytek dělal majitel sám |
| Plátce DPH | Účetní téměř nutnost – chyby v přiznání DPH jsou finančně bolestivé |
| S.r.o. s více pobočkami/týmy | Plnohodnotná účetní firma nebo interní účetní |
Kolik stojí účetní pro úklidovou firmu v Česku
Ceny se v roce 2024 pohybují zhruba takto (orientačně, liší se region a rozsah agendy):
- Daňová evidence OSVČ bez DPH: 1 500–3 500 Kč měsíčně
- Daňová evidence OSVČ, plátce DPH: 3 000–6 000 Kč měsíčně
- Podvojné účetnictví s.r.o. s malým obratem: 4 000–8 000 Kč měsíčně
- Zpracování mezd na zaměstnance: 250–450 Kč/osoba/měsíc
- Roční daňové přiznání jako jednorázová služba (bez měsíční evidence): 2 000–6 000 Kč
Pro srovnání: pokud vám vedení evidence zabere 6 hodin měsíčně a vaše hodinová sazba za úklid je 300 Kč, „stojí“ vás to samo o sobě 1 800 Kč měsíčně v ušlém čase – k tomu ale připočtěte riziko chyby a stres kolem termínů.
Kompromis: technologie sníží objem práce, ať už evidenci vedete sami nebo s účetní
Ať se rozhodnete pro DIY, nebo pro účetní, velkou část práce vám ušetří to, že máte doklady a fakturaci na jednom místě už od začátku. Ruční přepisování plateb z bankovního výpisu do tabulky nebo hledání, kdo z klientů ještě nezaplatil, je nejčastější zdroj chyb i zbytečně stráveného času – u vás i u vaší účetní.
Systém pro plánování úklidů a fakturaci vám automaticky generuje faktury k dokončeným zakázkám, hlídá splatnost a posílá připomínky klientům, takže na konci měsíce předáváte účetní (nebo si sami zapisujete) přehledné podklady, ne hromadu papírových dokladů.
Jak se rozhodnout
- Spočítejte si, kolik hodin měsíčně vám evidence reálně zabírá, a vynásobte svou hodinovou sazbou.
- Zjistěte cenu účetní pro váš rozsah agendy (viz tabulka výše) a porovnejte.
- Zvažte riziko: blížíte se limitu pro DPH, najímáte zaměstnance, plánujete přechod na s.r.o.? Pak se DIY přestává vyplácet.
- I když zůstanete u DIY, investujte do nástroje, který za vás automatizuje fakturaci a evidenci plateb – ušetří vám to hodiny měsíčně bez ohledu na to, kdo dělá daně.
Širší přehled toho, jak si nastavit finance malé úklidové firmy od cash flow po ceníky, najdete v článku Základy financí pro malé servisní firmy.
Shrnutí
DIY účetnictví má smysl pro začínající OSVČ s jednoduchou agendou a nízkým obratem. Jakmile přibudou zaměstnanci, DPH nebo více smluvních klientů, cena účetní se rychle vrátí v ušetřeném čase a nižším riziku pokut. V obou případech se vyplatí mít fakturaci a evidenci plateb v jednom systému, ne v tabulkách a e-mailech.
CleanWhale vám pomůže se stránkou podnikání, kterou zvládne technologie – online rezervace, plánování směn, automatické fakturace a připomínky plateb klientům. Účetnictví vám to nenahradí, ale výrazně zredukuje množství ruční práce a chyb, se kterými se pak musíte (nebo vaše účetní musí) prát. Podívejte se na ceník a plány nebo na přehled funkcí.