Subunternehmer in der Gebäudereinigung: Die rechtlichen Grundlagen

Subunternehmer sind in der Gebäudereinigung Alltag: Sie helfen, Auftragsspitzen abzufangen, Objekte in anderen Städten zu betreuen oder Spezialleistungen wie Fassaden- oder Grundreinigung anzubieten. Rechtlich ist die Zusammenarbeit aber ein Minenfeld – wer die Regeln nicht kennt, riskiert Nachzahlungen bei der Sozialversicherung, Bußgelder wegen Mindestlohnverstößen oder den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit. Dieser Artikel zeigt, worauf du als Auftraggeber und als Subunternehmer achten musst.

Wann ist ein Subunternehmer wirklich selbstständig?

Das größte Risiko heißt Scheinselbstständigkeit. Setzt du einen "Subunternehmer" faktisch wie eine feste Reinigungskraft ein, gilt er sozialversicherungsrechtlich womöglich als Arbeitnehmer – mit der Folge, dass du Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend nachzahlen musst, oft für bis zu vier Jahre. Die Deutsche Rentenversicherung prüft dabei unter anderem:

• Arbeitet die Person für mehrere Auftraggeber oder nur für dich?
• Bestimmt sie selbst Arbeitszeit, Reihenfolge der Objekte und Reinigungsmethode?
• Nutzt sie eigenes Material und eigene Geräte oder stellst du alles?
• Trägt sie ein unternehmerisches Risiko (eigene Preisgestaltung, eigene Rechnung, eigene Werbung)?
• Ist sie in deine Betriebsorganisation eingebunden (Weisungen, feste Dienstpläne, Firmenkleidung)?

Je mehr Merkmale gegen echte Selbstständigkeit sprechen, desto größer das Risiko. Ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung (§ 7a SGB IV) schafft vorab Rechtssicherheit – für beide Seiten empfehlenswert, bevor die Zusammenarbeit dauerhaft angelegt wird.

Gewerbeanmeldung und Handwerkskammer

Jeder Subunternehmer braucht ein eigenes, aktives Gewerbe. Prüfe vor Vertragsbeginn:

• Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt – lass dir die Anmeldebestätigung zeigen.
• Handwerkskammer-Zugehörigkeit: Das Gebäudereiniger-Handwerk steht in Anlage A der Handwerksordnung und ist grundsätzlich zulassungspflichtig (Meisterpflicht oder Ausübungsberechtigung nach Altgesellenregelung). In der Praxis gilt das vor allem für Spezialverfahren wie Fassaden-, Naturstein- oder Bauschlussreinigung. Reine Unterhaltsreinigung von Büros, Treppenhäusern oder Praxen wird häufig als einfaches Gewerbe ohne Meisterbrief eingetragen. Da die Abgrenzung im Einzelfall unterschiedlich gehandhabt wird, lohnt sich eine kurze Rückfrage bei der örtlichen Handwerkskammer, bevor du einen Subunternehmer beauftragst.
• Steuerliche Erfassung: Steuernummer und – bei Rechnungen über 250 € – eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Welche Rechtsform passt zum Subunternehmer?

Die meisten Subunternehmer starten als Einzelunternehmen, weil die Gründung schnell und günstig ist. Mit wachsendem Auftragsvolumen und steigendem Haftungsrisiko wechseln viele zur UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH, um Privatvermögen zu schützen.

Kleinunternehmerregelung für Subunternehmer

Viele kleine Subunternehmer nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Solange der Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt, entfällt der Ausweis von Umsatzsteuer auf Rechnungen. Das vereinfacht die Buchhaltung, hat aber einen Haken für dich als Auftraggeber: Du kannst keine Vorsteuer aus diesen Rechnungen ziehen, was bei größeren Volumina kalkulatorisch relevant sein kann. Frag daher aktiv nach, ob der Subunternehmer Kleinunternehmer ist oder regulär Umsatzsteuer ausweist.

Der Subunternehmervertrag: Diese Punkte gehören rein

Ein mündlicher Handschlag reicht nicht. Ein solider Subunternehmervertrag regelt mindestens:

• Leistungsumfang und Objekte (möglichst mit Leistungsverzeichnis)
• Vergütung, Zahlungsfristen und Regelung zu Skonto oder Verzugszinsen
• Vorgabe, dass der Subunternehmer eigenverantwortlich für Steuern und Sozialabgaben ist
• Nachweispflicht für eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung
• Regelung zur Haftung bei Schäden, Diebstahl oder mangelhafter Leistung
• Klausel zur Einhaltung des Mindestlohns und relevanter Tarifverträge
• Kündigungsfristen und Vertragslaufzeit
• Regelung zu Vertraulichkeit und Objektschlüsseln/Zutrittsdaten

Lass dir außerdem regelmäßig eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse und, falls einschlägig, eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegen – letztere wird relevant, wenn einzelne Leistungen (etwa Fassadenreinigung im Zusammenhang mit Bauarbeiten) als Bauleistung eingestuft werden und sonst 15 % Bauabzugsteuer einbehalten werden müssten.

Haftung: Warum du als Generalunternehmer mithaftest

Zwei Gesetze machen die Zusammenarbeit mit Subunternehmern besonders heikel:

• § 28e SGB IV: Beauftragst du einen Subunternehmer mit Bauleistungen oder baunahen Reinigungsleistungen, haftest du wie ein Bürge für dessen Sozialversicherungsbeiträge, wenn dieser sie nicht abführt.
• § 14 AEntG / Mindestlohngesetz: Als Auftraggeber haftest du dafür, dass dein Subunternehmer (und dessen eigene Nachunternehmer) mindestens den branchenspezifischen Mindestlohn zahlt. In der Gebäudereinigung gilt ein eigener, tariflich festgelegter Mindestlohn, der über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen kann.

Praktisch bedeutet das: Prüfe Subunternehmer sorgfältig, dokumentiere die Prüfung (Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Versicherungsnachweise) und lass dir Lohnzahlungsnachweise zeigen, wenn du Zweifel hast. Wie du dich und dein Unternehmen zusätzlich gegen Sach- und Personenschäden absicherst, erfährst du im Grundlagenartikel Versicherungen für Gebäudereinigungsfirmen – dort findest du auch Hinweise, welche Police speziell Schäden durch Subunternehmer abdeckt.

Sonderfall: Ausländische Subunternehmer

Setzt du Subunternehmer aus dem EU-Ausland ein, die vorübergehend in Deutschland arbeiten, brauchst du für deren Mitarbeiter eine gültige A1-Bescheinigung. Sie belegt, dass die Person im Heimatland sozialversichert bleibt, und wird bei Kontrollen des Zolls (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) routinemäßig verlangt. Fehlt sie, drohen Bußgelder – auch dir als Auftraggeber, wenn du wissentlich ohne Nachweis beauftragst.

Checkliste vor der Zusammenarbeit

Fazit

Subunternehmer können dein Reinigungsunternehmen flexibel wachsen lassen – aber nur, wenn Gewerbeanmeldung, Vertrag und Nachweise sauber dokumentiert sind. Wer hier schludert, zahlt im Zweifel doppelt: einmal an den Subunternehmer und einmal an die Sozialversicherung oder das Hauptzollamt.

Damit du bei mehreren Subunternehmern und Obj