Hausverwaltungen vergeben regelmäßig Aufträge für Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung und Sonderreinigungen – oft über Jahre hinweg und mit planbarem Umsatz. Wer einmal als zuverlässiger Partner gelistet ist, bekommt häufig weitere Objekte ohne neue Ausschreibung. Der Einstieg ist allerdings anspruchsvoller als bei Privatkunden: Es geht um Formalitäten, Referenzen und einen realistischen Preis, der auch bei steigenden Löhnen noch trägt.
Warum Hausverwaltungen anders ticken als Privatkunden
Hausverwaltungen entscheiden selten spontan. Sie vergleichen mehrere Angebote, prüfen Nachweise und wollen einen Ansprechpartner, der auch bei Reklamationen schnell reagiert. Der Verkaufszyklus dauert oft vier bis zwölf Wochen. Dafür sind die Verträge stabiler: Ein Rahmenvertrag für ein Mehrfamilienhaus oder eine Gewerbeeinheit läuft meist 1–3 Jahre mit automatischer Verlängerung.
Einen Überblick über weitere Kundengruppen und Akquisekanäle findest du im Hauptartikel Kunden für dein Reinigungsunternehmen gewinnen.
Rechtliche und formale Voraussetzungen
Bevor du dich bei Hausverwaltungen bewirbst, sollten die Grundlagen stehen – das wird in praktisch jeder Ausschreibung abgefragt:
- Gewerbeanmeldung: Gebäudereinigung ist ein zulassungsfreies Handwerk (Anlage B der Handwerksordnung), eine Meisterpflicht besteht nicht. Trotzdem verlangen manche Verwaltungen einen Handwerkskammer-Nachweis oder eine Mitgliedschaft im Bundesinnungsverband.
- Rechtsform: Für größere Objekte und Ausschreibungen bevorzugen viele Verwaltungen GmbH oder UG gegenüber Einzelunternehmen, weil die Haftung klarer geregelt ist. Ab einem gewissen Auftragsvolumen lohnt sich der Wechsel ohnehin steuerlich.
- Kleinunternehmerregelung: Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, wirkt bei B2B-Kunden oft unprofessionell, da Hausverwaltungen vorsteuerabzugsberechtigt sind und eine Nettorechnung erwarten. Ab einem Jahresumsatz von 22.000 € solltest du ohnehin zur Regelbesteuerung wechseln.
- Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis über mindestens 1–3 Mio. € Deckungssumme wird fast immer verlangt, besonders bei Glas- und Fassadenreinigung.
- Nachweise zur Mitarbeiterführung: Sozialversicherungsnachweise, Mindestlohn-Bestätigung nach dem Mindestlohngesetz und ggf. Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft.
Wo Hausverwaltungen Reinigungsfirmen finden – und wie du sichtbar wirst
- Direktakquise per E-Mail und Telefon: Verwaltungen aus dem regionalen Verband (z. B. VDIV, Immobilienverwalter-Verzeichnisse) systematisch anschreiben, mit klarem Leistungsangebot und Referenzobjekt.
- Ausschreibungsportale: Größere Wohnungsbaugesellschaften und kommunale Verwaltungen schreiben öffentlich aus, teils über Vergabeplattformen. Für WEG-Verwaltungen läuft es meist formloser, per Anfrage oder Empfehlung.
- Persönliche Vorstellung: Ein kurzer Termin vor Ort, bei dem du das Objekt besichtigst und ein Angebot mit Leistungsverzeichnis erstellst, überzeugt mehr als jede Mail.
- Empfehlungen von Hausmeistern und Bestandskunden: Wer bereits ein Objekt einer Verwaltung betreut, wird oft für weitere Häuser angefragt.
- Google Business Profil und Website: Verwaltungen googeln vor der Vergabe fast immer – Bewertungen und ein professioneller Auftritt entscheiden oft mit.
Das Angebot: Was Hausverwaltungen wirklich sehen wollen
Ein überzeugendes Angebot für Unterhaltsreinigung enthält typischerweise:
- Detailliertes Leistungsverzeichnis nach Raum bzw. Fläche (Treppenhaus, Eingangsbereich, Tiefgarage, Müllraum)
- Reinigungsintervalle (z. B. wöchentlich, 14-tägig) mit Uhrzeitfenster
- Festpreis pro Monat oder Preis pro m² – beides sollte nachvollziehbar kalkuliert sein
- Vertretungsregelung bei Krankheit/Urlaub
- Ansprechpartner mit Reaktionszeit für Reklamationen
- Kündigungsfristen und Laufzeit
Beispielkalkulation für ein Mehrfamilienhaus
| Leistung | Fläche/Umfang | Intervall | Preis/Monat |
|---|---|---|---|
| Treppenhausreinigung | ca. 180 m² | wöchentlich | 220 € |
| Eingangsbereich & Briefkästen | ca. 20 m² | wöchentlich | 60 € |
| Tiefgarage | ca. 400 m² | 14-tägig | 150 € |
| Fensterreinigung Gemeinschaftsflächen | – | 2x jährlich | auf Anfrage |
Solche Beispielrechnungen solltest du individuell anpassen – Lohnkosten, Anfahrt und Materialverbrauch variieren je nach Region stark. Wichtig ist, dass die Kalkulation auch bei Mindestlohnanpassungen noch trägt und du eine Preisgleitklausel im Vertrag verankerst.
Preisverhandlungen mit Hausverwaltungen
Hausverwaltungen verhandeln oft hart, weil sie selbst gegenüber der Eigentümergemeinschaft Kosten rechtfertigen müssen. Wichtig:
- Nie unter Selbstkosten anbieten, nur um den Auftrag zu bekommen – das rächt sich nach wenigen Monaten.
- Leistungsumfang statt Preis verhandeln: Lieber ein Intervall reduzieren als den Stundensatz drücken lassen.
- Referenzpreise aus vergleichbaren Objekten nennen, um Transparenz zu zeigen.
- Eine Preisanpassungsklausel (z. B. gekoppelt an Mindestlohnentwicklung) von Anfang an einbauen.
Nach dem Zuschlag: Vertrauen langfristig sichern
Der erste Auftrag ist meist ein Testlauf. Verwaltungen beobachten in den ersten drei Monaten genau, ob Termine eingehalten werden, ob Reklamationen schnell bearbeitet werden und ob die Abrechnung stimmt. Wer hier zuverlässig liefert, bekommt oft weitere Objekte im Bestand der Verwaltung – ganz ohne neue Ausschreibung.
Gerade bei mehreren Objekten wird die Organisation schnell komplex: unterschiedliche Reinigungsintervalle, mehrere Teams, Nachweise für jede Leistung. Eine strukturierte Software-Lösung hilft, Termine, Rechnungen und Reinigungsnachweise pro Objekt sauber zu verwalten, statt alles über Excel-Listen zu jonglieren.
Fazit
Hausverwaltungen sind kein schneller Abschluss, aber ein stabiler Umsatzanker. Wer Formalitäten sauber vorbereitet, realistisch kalkuliert und im ersten Auftrag zuverlässig liefert, baut sich über Jahre einen wachsenden Objektbestand auf – oft ohne weitere Akquise.
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