Špatně vystavená faktura umí zdržet platbu o týdny – chybí IČO, splatnost není jasná, nebo formulace neodpovídá zákonu o DPH. Pro úklidové firmy a další servisní podnikatele, kde peníze často chodí až po dokončené zakázce, je rychlá a bezchybná fakturace klíčová pro cash flow. Tento návod ukazuje, co musí česká faktura obsahovat, jak se liší plátce a neplátce DPH a jak fakturaci zjednodušit.
Co je faktura z pohledu zákona
V Česku pojem „faktura“ zákon přímo nedefinuje – jde v podstatě o daňový doklad podle zákona o DPH (č. 235/2004 Sb.) nebo o běžný účetní doklad podle zákona o účetnictví, pokud nejste plátci DPH. Pro praxi to znamená, že náležitosti se mírně liší podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce.
Náležitosti faktury pro neplátce DPH (OSVČ na paušál nebo v evidenci příjmů)
- Označení „Faktura“ a číslo dokladu (např. 2025015)
- Jméno a příjmení / obchodní firma, adresa sídla, IČO
- Údaje o odběrateli – název, adresa, IČO (pokud je firma)
- Datum vystavení a datum splatnosti
- Popis služby (např. „Pravidelný úklid kanceláří – květen 2025“)
- Fakturovaná částka a způsob platby (bankovní převod, QR platba)
- Číslo bankovního účtu
- Poznámka „Neplátce DPH“ nebo obdobná formulace
Náležitosti daňového dokladu pro plátce DPH
Pokud jste plátci DPH, faktura musí navíc splňovat § 29 zákona o DPH:
- DIČ vaše i odběratele (je-li plátce)
- Rozsah a předmět plnění, den uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)
- Jednotková cena bez daně, základ daně
- Sazba DPH (základní 21 %, případně snížené 12 %) a výše daně v Kč
- Celková částka včetně DPH
Pokud pracujete v režimu přenesené daňové povinnosti nebo jste identifikovanou osobou, uvádí se to na faktuře výslovně – jinak riskujete problém při kontrole finančního úřadu.
Vzor jednoduché faktury (přehled)
| Položka | Příklad |
|---|---|
| Číslo faktury | 2025-042 |
| Dodavatel | Jana Nováková, IČO 12345678, Praha |
| Odběratel | Byty Karlín s.r.o., IČO 87654321 |
| Datum vystavení | 3. 6. 2025 |
| Datum splatnosti | 17. 6. 2025 (14 dní) |
| Popis | Úklid společných prostor – květen 2025 |
| Cena bez DPH | 8 500 Kč |
| DPH 21 % | 1 785 Kč |
| Celkem k úhradě | 10 285 Kč |
| Číslo účtu | 123456789/0300 |
Splatnost a jak se vyhnout pozdním platbám
Standardní splatnost v B2B vztazích v Česku je 14–30 dní. Kratší splatnost (7 dní) je běžná u drobných jednorázových zakázek, delší (30–60 dní) u větších klientů typu SVJ nebo realitních správců. Doporučujeme:
- Uvádět splatnost jako konkrétní datum, ne jen počet dní – sníží se počet nedorozumění.
- Přidat QR platbu – klient nemusí nic přepisovat a peníze chodí rychleji.
- Posílat automatickou upomínku 2–3 dny před splatností a znovu při jejím překročení.
- U opakovaných zakázek (např. pravidelný úklid) fakturovat vždy ve stejný den v měsíci – klient si na to zvykne a platí automaticky.
Faktura vs. zjednodušený daňový doklad
Při hotovostních platbách do 10 000 Kč (limit platí i pro platby kartou na místě) můžete vystavit zjednodušený daňový doklad – nemusí obsahovat DIČ odběratele ani výši DPH v korunách, stačí sazba. To se hodí třeba u jednorázového úklidu po malování, kde klient platí rovnou na místě.
Číslování a archivace faktur
Faktury musí mít nepřerušovanou číselnou řadu (nesmí chybět čísla ani se opakovat) a archivují se minimálně 10 let kvůli DPH, respektive 5 let u daně z příjmů, pokud nejste plátci DPH. Osvědčilo se řešení, kde číslování hlídá software automaticky – ruční tabulky v Excelu jsou nejčastějším zdrojem chyb při kontrole.
Fakturace jako součást řízení firmy
Faktura by neměla být izolovaný dokument, ale navazovat na rezervaci zakázky, rozpis směn a evidenci plateb. Když fakturujete ručně mimo systém, snadno se stane, že zapomenete vyúčtovat dokončenou zakázku nebo pošlete fakturu s chybnou částkou. Více o tom, jak nastavit finance servisní firmy od nabídky až po inkaso, najdete v článku Základy financí pro malé servisní firmy.
Jak fakturaci zrychlit v praxi
Firmy poskytující úklidové a podobné služby obvykle fakturují desítky až stovky zakázek měsíčně. Ruční vystavování každé faktury zvlášť stojí čas, který se dá využít jinak. Pomáhá propojit rezervaci zakázky, plánování směn a fakturaci do jednoho nástroje – faktura se pak generuje automaticky z dokončené zakázky, se správnou částkou i DPH.
CleanWhale spojuje online rezervace, plánování směn, fakturaci i automatické upomínky na jedno místo, takže nemusíte hlídat splatnost v hlavě ani přepisovat částky mezi tabulkami. Podívejte se na funkce systému nebo rovnou na ceník a plány a zjistěte, jestli se vám vyplatí.