Nokavēti maksājumi: atgādinājumu grafiks un gatavi teksti klientiem

Uzkopšanas un mājsaimniecības pakalpojumu biznesā nauda parasti "iesalst" vienā vietā — nesamaksātos rēķinos. Klients ir apmierināts ar darbu, bet rēķinu aizmirst apmaksāt, un pēc mēneša atgādināšana kļūst neveikla. Šajā rakstā ir gatavs atgādinājumu grafiks un teksti, ko var kopēt un pielāgot savam uzņēmumam — gan pašnodarbinātajiem, gan SIA.

Ja vēl neesat sakārtojis pamata finanšu procesus, sākumam noderēs mūsu raksts Mazā biznesa finanšu pamati pakalpojumu uzņēmumiem — tur ir plašāks skats uz naudas plūsmu, rezervēm un rēķinu ciklu.

Kāpēc vajag sistēmu, nevis "atcerēšanos"

Ja atgādinājumi notiek haotiski — tikai tad, kad pamanāt tukšo kontu — parasti tas nozīmē divas lietas: kavējumi kļūst normāli klientu acīs, un jūs zaudējat laiku, ko varētu tērēt jauniem pasūtījumiem. Skaidrs grafiks ar konkrētiem termiņiem un iepriekš sagatavotiem tekstiem atrisina abas problēmas — process kļūst neitrāls, nevis personisks konflikts.

Atgādinājumu laika grafiks

Zemāk redzams grafiks, kas labi strādā mazam uzkopšanas uzņēmumam ar regulāriem un vienreizējiem klientiem.

Ko saka likums par kavējuma procentiem Latvijā

Ja līgumā vai rēķinā nav atrunāts citādi, klients par kavējumu ir parādā likumiskos procentus. Ir divas situācijas:

• Darījumi ar privātpersonām: pēc noklusējuma piemēro Civillikumā noteikto 6% gadā likmi, ja vien līgumā (piemēram, pakalpojuma noteikumos) nav noteikta cita likme.
• Komercdarījumi (uzņēmums–uzņēmums, piemēram, biroju uzkopšana): saskaņā ar Komerclikuma normām, kas ievieš ES Maksājumu kavējumu direktīvu, noklusējuma kavējuma procentu likme ir Eiropas Centrālās bankas refinansēšanas likme plus 8 procentpunkti, un kreditoram ir tiesības papildus pieprasīt fiksētu 40 eiro kompensāciju par piedziņas izmaksām — bez pierādīšanas pienākuma.

Praktiski padoms: ierakstiet šos nosacījumus jau pakalpojuma līgumā vai vispārīgajos noteikumos, ko klients apstiprina, veicot pasūtījumu. Tad atgādinājumā varat vienkārši atsaukties uz līgumu, nevis skaidrot likumu no jauna katru reizi.

Gatavi teksti atgādinājumiem

1. Draudzīgs atgādinājums pirms termiņa (SMS vai e-pasts)

"Labdien, [Vārds]! Atgādinām, ka rēķins Nr. [numurs] par [summa] € par [pakalpojums, datums] jāapmaksā līdz [datums]. Rekvizīti pievienoti rēķinā. Paldies, ka esat mūsu klients! – [Uzņēmuma nosaukums]"

2. Termiņa dienā

"Labdien! Šodien ir apmaksas termiņš rēķinam Nr. [numurs], summa [summa] €. Ja jau esat samaksājis, lūdzu, ignorējiet šo ziņu. Ja nē — lūdzam veikt maksājumu tuvākajā laikā. Rēķinu varat atrast pievienotajā failā vai savā kontā [saite, ja izmantojat programmatūru]."

3. +3 dienas pēc termiņa

"Labdien, [Vārds]. Pamanījām, ka rēķins Nr. [numurs] par [summa] € (termiņš [datums]) vēl nav apmaksāts. Iespējams, tas vienkārši aizmirsies — lūdzu, veiciet maksājumu tuvāko 2–3 dienu laikā vai dodiet ziņu, ja ir kādi jautājumi par rēķinu."

4. +7 dienas — stingrāks tonis

"Labdien, [Vārds]. Rēķins Nr. [numurs] par [summa] € ir kavēts jau 7 dienas. Atgādinām, ka saskaņā ar mūsu pakalpojuma noteikumiem par kavējumu var tikt piemēroti likumiskie procenti. Lūdzu, veiciet apmaksu līdz [jauns datums] vai sazinieties ar mums, lai vienotos par citu risinājumu."

5. +14 dienas — pēdējais brīdinājums

"Labdien, [Vārds]. Šis ir atgādinājums, ka rēķins Nr. [numurs] par [summa] € joprojām nav apmaksāts (kavējums 14 dienas). Ja maksājums netiks saņemts līdz [datums], mums nāksies apsvērt parāda piedziņas procedūru, tostarp kavējuma procentu un piedziņas izmaksu piemērošanu. Ceram atrisināt šo jautājumu draudzīgi — lūdzu, sazinieties ar mums."

6. Zvana skripts

"Labdien, [Vārds], šeit [jūsu vārds] no [uzņēmums]. Zvanu par rēķinu Nr. [numurs], kas kavēts jau [X] dienas. Vai varat pateikt, kad varētu veikt apmaksu? [Ja klients min datumu] Labi, tad es to pierakstu un nosūtīšu apstiprinājumu pa e-pastu. [Ja klients atsakās vai izvairās] Saprotu, vai varat pastāstīt, kāda ir situācija? Mēs varam vienoties par maksājumu pa daļām, ja tas palīdz."

Ja klients turpina klusēt

Ja pēc 30 dienām un vairākiem atgādinājumiem naudas nav, ir trīs reālas iespējas:

1. Rakstisks brīdinājums (pirmstiesas prasība). E-pasts vai ierakstīta vēstule ar konkrētu termiņu (piemēram, 10 dienas) un norādi, ka pēc tā tiks vērsties tiesā vai pie parādu piedziņas uzņēmuma.
2. Parādu piedziņas uzņēmums. Par nelielu komisijas maksu (bieži 10–25% no summas) tie pārņem sarakstīšanos un zvanus — noder, ja neveiksmīgu atgādinājumu skaits pārsniedz jūsu emocionālo resursu.
3. Tiesa (maza apmēra prasība). Latvijā ir vienkāršota kārtība nelielu summu piedziņai. Process aizņem laiku, tāpēc to vērts izmantot, ja summa ir būtiska un klients pastāvīgi izvairās no saziņas.

Kā samazināt kavējumus jau no paša sākuma

• Prasiet priekšapmaksu vai depozītu jauniem klientiem, īpaši lieliem vienreizējiem darbiem (piemēram, ģenerāltīrīšana).
• Sūtiet rēķinu uzreiz pēc darba pabeigšanas, nevis nedēļas beigās — jo ātrāk rēķins nonāk pie klienta, jo ātrāk pienāk apmaksa.
• Norādiet skaidru termiņu (piemēram, 7 dienas), nevis "pēc iespējas ātrāk".
• Automatizējiet atgādinājumus — ja tie tiek sūtīti no sistēmas, nevis no jums personīgi, klienti mazāk uztver to kā konfliktu.

Ja uzņēmums ir PVN maksātājs (SIA vai pašnodarbinātais virs reģistrācijas sliekšņa), atcerieties — PVN parasti jāsamaksā valstij pēc rēķina izrakstīšanas datuma, neatkarīgi no tā, vai klients jau samaksājis. Tas nozīmē, ka kavēti maksājumi var radīt reālu naudas plūsmas spiedienu, ne tikai "papīra" problēmu. Vairāk par to, kā plānot naudas plūsmu ar mainīgiem ienākumiem, lasiet pamatrakstā par mazā biznesa finanšu pamatiem.

Kā palīdz pareizi rīki

Daudzus no šiem soļiem var automatizēt. CleanWhale ļauj izrakstīt rēķinus uzreiz pēc darba pabeigšanas, iestatīt automātiskus maksājumu atgādinājumus klientiem un redzēt visu grafiku (rezervācijas, darbinieku plānošana, rēķini) vienā vietā — bez Excel tabulām un manuālas atgādināšanas katram klientam. Apskatiet, kā tas strādā, sadaļā funkcijas vai izvēlieties sev piemērotu plānu sadaļā cenas.