Kdo uklízí nebo poskytuje jiné služby v terénu, tráví večery často ne úklidem, ale papírováním. Faktury, DPH, evidence příjmů pro finanční úřad, přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu – to všechno musí fungovat, i když máte jen dvě uklízečky nebo tři technika na servis. Vybrat správný účetní software přitom rozhoduje o tom, kolik času vám zbyde na zákazníky.
Co má umět účetní software pro malou servisní firmu
Úklidové firmy, opraváři, zahradníci nebo řemeslníci mají specifické potřeby, které se liší od klasického e-shopu nebo výrobní firmy:
- Rychlé vystavení faktury přímo po dokončení zakázky, ideálně z mobilu
- Evidence plateb v hotovosti i kartou (mnoho úklidů se stále platí na místě)
- Podpora DPH, pokud jste plátce nebo se blížíte obratu 2 miliony Kč za 12 měsíců
- Návaznost na daňovou evidenci nebo účetnictví vedené externí účetní
- Možnost propojení s rezervačním a plánovacím systémem, aby se fakturace nedělala ručně podle sešitu
Přehled nejpoužívanějších řešení v ČR
Na českém trhu dominuje pár nástrojů, které si vybírají OSVČ i malé s.r.o. v service byznysu.
| Nástroj | Pro koho se hodí | Cena (orientačně) | Silná stránka |
|---|---|---|---|
| iDoklad | OSVČ, drobní živnostníci | zdarma do 3 faktur/měsíc, placené plány od cca 149 Kč/měsíc | Jednoduchost, rychlé faktury z mobilu |
| Fakturoid | OSVČ i menší s.r.o. s více klienty | od cca 199 Kč/měsíc | API pro propojení s dalšími aplikacemi |
| Pohoda (Stormware) | Firmy s účetní, které chtějí kompletní účetnictví | jednorázová licence od cca 3 000 Kč | Plnohodnotné účetnictví i pro plátce DPH |
| Money S3 | Rostoucí firmy s více zaměstnanci | od cca 4 000 Kč/rok | Mzdy, sklad, komplexní agenda |
| ABRA Flexi | Firmy plánující růst do desítek zaměstnanců | od cca 500 Kč/měsíc | Škálovatelnost, cloud i on-premise |
Pro naprostou většinu úklidových firem s 1–15 zaměstnanci vychází nejlépe kombinace jednoduchého fakturačního nástroje (iDoklad, Fakturoid) s externí účetní, která jednou měsíčně zpracuje daňovou evidenci nebo účetnictví. Plnou verzi Pohody nebo Money S3 dává smysl řešit až s růstem firmy nebo přechodem na s.r.o.
OSVČ vs. s.r.o. – jak to ovlivňuje výběr softwaru
Většina malých úklidových firem v Česku funguje jako OSVČ na živnostenský list (volná živnost „úklidové práce“). Pro ně stačí:
- daňová evidence (příjmy a výdaje) – zvládne ji i jednoduchý nástroj jako iDoklad
- evidence DPH, pokud jste plátce nebo se blížíte limitu obratu
- přehled pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu jednou ročně
Firmy fungující jako s.r.o. potřebují podvojné účetnictví, což už vyžaduje buď plnou verzi Pohody/Money S3, nebo účetní kancelář, která pracuje ve vlastním systému a vám posílá jen výstupy.
Kde účetní software končí a plánovací systém začíná
Účetní program vyřeší fakturaci a daně, ale nepomůže s tím, kdo má dnes jet na jaký byt, jestli má klient placené předplatné, nebo kdy poslat připomínku o platbě. Tady vstupuje do hry rezervační a plánovací software jako CleanWhale, Jobber nebo Housecall Pro – podrobné srovnání těchto tří nástrojů najdete v článku Jobber vs. Housecall Pro vs. CleanWhale.
Rozdíl je v tom, že účetní software eviduje už vystavené faktury, zatímco plánovací systém řídí celý proces před fakturací – online rezervaci, přiřazení uklízečky, potvrzení zakázky a připomínky klientovi. Ideální stav je mít oba nástroje propojené, případně používat systém, který fakturaci a plánování spojuje v jednom.
Typický tok dat u úklidové firmy
- Klient si rezervuje úklid online
- Systém přiřadí zakázku konkrétní uklízečce a pošle jí i klientovi potvrzení
- Po dokončení zakázky se automaticky vygeneruje faktura nebo doklad o platbě
- Údaj o platbě putuje do účetního softwaru nebo k účetní ke zpracování
Čím méně ručního přepisování mezi kroky 1–4, tím méně chyb a méně hodin strávených administrativou.
Praktické tipy pro nastavení DPH a fakturace v úklidové firmě
- Sledujte obrat průběžně – limit pro povinnou registraci k DPH je 2 000 000 Kč za posledních 12 měsíců, ne za kalendářní rok
- Pokud fakturujete firmám (B2B úklid kanceláří), zvažte dobrovolnou registraci k DPH dřív – klienti si DPH odečtou, vám to nezvýší náklady
- U plateb v hotovosti veďte evidenci tržeb podle toho, jak vám poradí účetní – u drobných úklidových firem se dnes většinou týká jen specifických případů
- Faktury vystavujte ihned po zakázce, ne až na konci měsíce – snížíte riziko, že na fakturu zapomenete
Jak vybrat správnou kombinaci nástrojů
Pro malou úklidovou firmu v Česku funguje nejlépe tento postup:
- 1–3 zaměstnanci, jednoduchý provoz: jednoduchý fakturační nástroj (iDoklad, Fakturoid) + tabulka nebo jednoduchý plánovací nástroj
- 4–20 zaměstnanců, více klientů a opakované zakázky: plánovací systém typu CleanWhale pro rezervace a rozvrh, propojený s fakturačním nástrojem nebo účetní
- 20+ zaměstnanců, s.r.o., více poboček: plnohodnotné účetnictví (Pohoda, Money S3) + dedikovaný plánovací software
Podrobný přehled toho, co CleanWhale nabízí konkrétně v oblasti plánování, fakturace a připomínek, najdete na stránce funkce CleanWhale.
Shrnutí
Neexistuje jeden univerzální „nejlepší“ účetní software – záleží na tom, jestli jste OSVČ nebo s.r.o., kolik lidí řídíte a jak moc chcete mít fakturaci propojenou s plánováním zakázek. Pro čistě účetní agendu stačí českým firmám obvykle iDoklad nebo Fakturoid. Pro řízení rezervací, rozvrhu týmu a automatické faktury po dokončení zakázky se vyplatí specializovaný nástroj pro servisní byznys.
CleanWhale spojuje online rezervace, plánování směn, fakturaci i automatické připomínky klientům na jednom místě, takže nemusíte přepisovat data mezi třemi různými aplikacemi. Podívejte se na ceník a plány CleanWhale a zjistěte, jestli vám ušetří hodiny administrativy měsíčně.